Acte de stare civilă: întocmire, înregistrare și reconstituire

Actele de stare civilă sunt înscrisuri autentice şi fac dovada, până la înscrierea în fals, pentru ceea ce reprezintă constatările personale ale ofiţerului de stare civilă şi, până la proba contrară, pentru celelalte menţiuni.

Actele de stare civilă (naștere, căsătorie și deces) sunt documente oficiale care atestă starea civilă a unei persoane și sunt reglementate prin Legea nr. 119/1996 privind actele de stare civilă. Acestea sunt întocmite de către ofițerul de stare civilă din cadrul primăriei sau de alte instituții abilitate, și sunt înregistrate în registre speciale, având valoare juridică.

Ce sunt actele de stare civilă

Actele de stare civilă reprezintă înscrisuri oficiale prin care se dovedește identitatea și statutul civil al unei persoane, precum și principalele evenimente care intervin în existența sa: nașterea, căsătoria și decesul. În România, întocmirea, înregistrarea, reconstituirea și eliberarea actelor de stare civilă sunt reglementate în principal de Legea nr. 119/1996 cu privire la actele de stare civilă și de Normele metodologice aprobate prin H.G. nr. 255/2024.

Care sunt principalele acte de stare civilă

Actul de naștere: dovedește nașterea persoanei și cuprinde datele privind identitatea acesteia, filiația și celelalte elemente prevăzute de lege.
Actul de căsătorie: atestă încheierea căsătoriei și produce efectele juridice prevăzute de legislația civilă.
Actul de deces: constată juridic decesul unei persoane și permite efectuarea operațiunilor administrative și succesorale care decurg din acest eveniment.

Aceste acte sunt înscrise în registrele de stare civilă, în condițiile prevăzute de Legea nr. 119/1996. Este importantă diferențierea dintre actul de stare civilă, care reprezintă înscrisul oficial din registru, și certificatul de stare civilă, care este documentul eliberat persoanei îndreptățite pentru dovedirea evenimentului înregistrat.

Registrele de stare civilă

se întocmesc în două exemplare, ambele originale
la completare se folosește o cerneală specială de culoare neagră
actele se renumerotează pe an calendaristic
primul exemplar al registrelor de stare civilă se păstrează la serviciul public comunitar local unde a luat ființă registrul
al doilea exemplar se înaintează la serviciul public comunitar al consiliului județean, respectiv al municipiului București, în termen de 30 zile de la data când toate filele au fost completate
cele două exemplare ale registrelor de stare civilă se trimit Arhivelor Statului, după trecerea a peste 100 ani de la data completării lor

Înregistrarea actelor și faptelor de stare civilă, precum și înscrierea mențiunilor se fac la cerere, în baza declarației persoanelor obligate la aceasta, sau din oficiu, după caz. Întocmirea actelor de stare civilă și înscrierea mențiunilor, acestea se fac în limba română, cu alfabetul latin.

Ofițerii de stare civilă

Sunt persoanele desemnate să întocmească acte de stare civilă (acte de naștere, de căsătorie, de deces), conf. art.3 alin.2 din Legea nr.119/1996:
- primarii municipiilor, sectoarelor municipiului București, orașelor și comunelor
- șefii misiunilor diplomatice și ai oficiilor consulare de carieră ale României
- comandanții de nave și aeronave
- desemnați prin ordin al ministrului apărării naționale sau, după caz, al ministrului afacerilor interne

Atribuțiile de ofițer de stare civilă ale primarului pot fi delegate

viceprimarului, secretarului sau altor funcționari cu competență în domeniu. Tot astfel, șefii misiunilor diplomatice și ai oficiilor consulare pot delega exercitarea atribuțiilor de ofițer de stare civilă: unuia dintre agenții diplomatici sau unuia dintre funcționarii consulari.

Competența ofițerului de stare civilă

este abilitat să își exercite funcția numai în circumscripția administrativ-teritorială unde a fost numit
competența teritorială a ofițerului de stare civilă este determinată de:
- domiciliul sau reședința
- locul unde s-a întâmplat un fapt juridic (nașterea, decesul)
întocmesc acte de stare civilă pentru cetățenii români dar și pentru persoanele fără cetățenie
înregistrează la cerere actele sau faptele de stare civilă ale cetățenilor străini, dacă aceștia au domiciliul sau se află temporar în țara noastră.

Ofițerul de stare civilă nu poate întocmi acte de stare civilă

când este parte sau declarantă.
va delega o altă persoană pentru efectuarea acestor operațiuni în condițiile legii

Ofițerul de stare civilă are obligația de a verifica realizarea conținutului declarațiilor și este, totodată, obligat să verifice identitatea declarantului. După aceste verificări, actul de stare civilă trebuie semnat atât de ofițerul de stare civilă, cât și de declarant. Dacă declarantul nu poate semna se va face mențiune despre aceasta pe actul de stare civilă. În certificatele de stare civilă nu se vor înscrie titlurile de noblețe, chiar dacă anterior erau înscrise în actele de stare civilă.

Situația întocmirii actului de stare civilă de altă persoană decât ofițerul de stare civilă

Pot exista situații excepționale, când atribuțiile ofițerului de stare civilă:
- sunt îndeplinite de persoane care nu au fost desemnate potrivit legii, cu respectarea tuturor prevederilor legale,
- sunt valabile chiar dacă acea persoană nu avea această calitate

Actul de stare civilă încheiat de un ofițer de stare civilă necompetent trebuie menținut ca valabil:
- dacă acea persoană a exercitat în mod public atribuțiile respective
- dacă beneficiarii acestor acte nu au cunoscut, în momentul întocmirii lor, lipsa calității de ofițer de stare civilă a persoanelor respective.

Întocmirea și înregistrarea actelor de stare civilă

Întocmirea și înregistrarea actelor de stare civilă reprezintă operațiunile prin care evenimentele referitoare la nașterea, căsătoria sau decesul unei persoane sunt consemnate oficial în registrele de stare civilă. Înregistrarea se realizează de către ofițerul de stare civilă competent, pe baza declarațiilor și a documentelor justificative prevăzute de lege.

a) Înregistrarea nașterii

Nașterea reprezintă un eveniment de stare civilă care trebuie înregistrat în condițiile și în termenele stabilite de Legea nr. 119/1996. Înregistrarea nașterii se efectuează pe baza certificatului medical constatator al nașterii și a documentelor necesare identificării părinților, după caz.

În mod obișnuit, dosarul cuprinde:
- certificatul medical constatator al nașterii;
- actele de identitate ale părinților;
- certificatul de căsătorie al părinților, dacă este cazul;
- declarațiile și documentele suplimentare solicitate în situațiile speciale prevăzute de lege.

Termenul legal pentru declararea nașterii este de:
- 30 de zile de la data nașterii, pentru copilul născut viu și aflat în viață;
- 3 zile de la data nașterii, pentru copilul născut mort;
- 30 de zile de la data nașterii, pentru copilul născut viu, dar decedat în interiorul acestui termen, cu aplicarea regulilor speciale prevăzute de lege.
În situația în care declararea nașterii nu se realizează în termenul legal, se aplică procedura specială de înregistrare tardivă, în funcție de perioada scursă și de situația concretă.

b) Înregistrarea căsătoriei

Căsătoria se înregistrează de către ofițerul de stare civilă competent, după îndeplinirea condițiilor legale privind încheierea acesteia. Viitorii soți trebuie să depună declarația de căsătorie și documentele justificative prevăzute de legislația în vigoare.

În principal, documentația cuprinde:
- actele de identitate ale viitorilor soți;
- certificatele de naștere;
- certificatele medicale prenupțiale;
- declarația de căsătorie;
- documentele care dovedesc desfacerea sau încetarea unei căsătorii anterioare, dacă este cazul.

Căsătoria se încheie prin consimțământul liber și personal al viitorilor soți, exprimat în fața ofițerului de stare civilă. După încheierea căsătoriei, actul de căsătorie se întocmește și se înregistrează în registrul de stare civilă, iar soților li se eliberează certificatul de căsătorie.

c) Înregistrarea decesului

Decesul unei persoane trebuie declarat și înregistrat în condițiile stabilite de Legea nr. 119/1996. Înregistrarea se face pe baza certificatului medical constatator al decesului și a documentelor de identificare ale persoanei decedate.

Documentele solicitate includ, în principal:
- certificatul medical constatator al decesului;
- actul de identitate al persoanei decedate, dacă există;
- certificatul de naștere și, după caz, certificatul de căsătorie;
- actul de identitate al declarantului;
- alte documente prevăzute de lege, în funcție de împrejurările decesului.

Termenul general de declarare a decesului este de 3 zile, calculat potrivit regulilor prevăzute de lege. În situațiile în care decesul este cauzat de o moarte violentă, suspectă sau de alte împrejurări speciale, înregistrarea se realizează cu respectarea procedurilor suplimentare aplicabile, inclusiv a documentelor emise de organele competente.

d) Înregistrarea adopției

se face prin întocmirea unui nou act de stare civilă
pe baza hotărârii judecătorești,
de către serviciul public comunitar local de evidență a persoanelor competent
se va întocmi un nou act de naștere al copilului adoptat, în care adoptatorii vor fi trecuți ca părinți firești.

Se înscrie, prin mențiune, pe actul de naștere inițial și pe cel întocmit în urma adopției:

anularea sau constatarea nulității,
desfacerea adopției prin hotărâre judecătorească definitivă
în cazul copiilor majori, numai la cererea acestora

Se înscrie prin mențiune pe actul de căsătorie și pe cele de naștere ale foștilor soți:
- încetarea căsătoriei prin decesul sau prin declararea judecătorească a morții unuia dintre soți,
- constatarea nulității, anularea sau desfacerea căsătoriei

În ipoteza în care nașterea sau decesul a avut loc

într-un mijloc de transport, dar înăuntrul granițelor României,
actul respectiv de stare civilă se va întocmi de către ofițerul de stare civilă al localității de coborâre sau de debarcare

Reprezentanții diplomatici sau consulari ai României în străinătate pot înregistra numai actele și faptele de stare civilă ale cetățenilor români aflați acolo. Comandanții de nave înregistrează în jurnalul de bord faptele de stare civilă care au loc pe nave. Comandanții de aeronave în carnetul de drum faptele de stare civilă care au loc pe nave. La bordul unei nave căsătoria se poate încheia numai între cetățenii români.

Orice modificare care intervine în statutul civil al unei personae se comunică din oficiu în termen de 10 zile serviciului public comunitar unde s-a întocmit actul de naștere, de căsătorie sau de deces al persoanei respective, în vederea înscrierii mențiunii corespunzătoare.

Modificarea să fi intervenit

ca urmare a întocmirii unui act de stare civilă
printr-o hotărâre judecătorească definitivă ori
printr-un act administrativ

Reconstituirea actelor de stare civilă

Reconstituirea actelor de stare civilă reprezintă procedura administrativă prin care se restabilește conținutul unui act de stare civilă care nu mai poate fi identificat în registrele oficiale, ca urmare a pierderii sau distrugerii acestora ori în anumite situații referitoare la actele întocmite în străinătate. Potrivit art. 52 din Legea nr. 119/1996, reconstituirea actelor de stare civilă poate fi solicitată în două situații principale:

a) Pierderea sau distrugerea registrelor de stare civilă Reconstituirea este posibilă atunci când registrele de stare civilă au fost pierdute sau distruse, în totalitate ori în parte. În această situație, autoritățile competente efectuează verificări în registrele existente, arhivele instituțiilor și celelalte evidențe disponibile, pentru stabilirea datelor necesare reconstituirii actului.
b) Imposibilitatea procurării actului întocmit în străinătate Reconstituirea poate fi solicitată și atunci când actul de stare civilă a fost întocmit în străinătate, dar persoana interesată nu poate obține certificatul sau extrasul de pe actul respectiv. Această procedură este distinctă de transcrierea obișnuită a unui certificat de stare civilă emis de autoritățile străine. Reconstituirea urmărește restabilirea evidenței oficiale a actului, pe baza documentelor și verificărilor efectuate de autoritățile competente.

Registrul de stare civilă se înlocuiește printr-o copie întocmită de pe registrul existent

se certifică pentru conformitate de către ofițerul de stare civilă
când unul dintre exemplarele registrului de stare civilă este pierdut sau distrus, în totalitate sau în parte,

Procedura reconstituirii se referă numai la actele de naștere, de căsătorie și de deces. Ea nu privește mențiunile de pe marginea lor. Dacă după reconstituire actul original este găsit, urmează a fi anulat actul reconstituit. În caz contrar aceeași persoană ar avea două acte de stare civilă pentru același fapt supus înregistrării.

Întocmirea ulterioară a actelor de stare civilă

Întocmirea ulterioară este procedura prin care se realizează înregistrarea unui act de stare civilă care nu a fost întocmit la momentul la care legea impunea efectuarea acestei operațiuni. Potrivit art. 53 din Legea nr. 119/1996, întocmirea ulterioară poate fi solicitată în următoarele situații:

a) Omiterea sau refuzul întocmirii actului de naștere ori de deces Procedura este aplicabilă atunci când întocmirea actului de naștere sau de deces a fost omisă ori refuzată, deși documentele necesare întocmirii acestuia au fost depuse.
b) Omiterea sau refuzul întocmirii actului de căsătorie Întocmirea ulterioară poate fi solicitată și atunci când actul de căsătorie nu a fost întocmit, deși ofițerul de stare civilă a luat consimțământul soților. Prin urmare, întocmirea ulterioară nu reprezintă o modalitate generală de înregistrare a oricărui eveniment declarat cu întârziere, ci o procedură specială, aplicabilă exclusiv în cazurile prevăzute de lege. Este necesară diferențierea acesteia de înregistrarea tardivă a nașterii, care are propriile condiții și reguli procedurale.

Cine poate solicita reconstituirea sau întocmirea ulterioară

Cererea de reconstituire sau de întocmire ulterioară poate fi formulată de persoana interesată, în condițiile prevăzute de legislația în materie.

Potrivit procedurii administrative prezentate de Ministerul Afacerilor Interne, cererea poate fi depusă:
- personal;
- prin împuternicit, în baza unei procuri speciale;
- prin avocat, în baza împuternicirii avocațiale.
Procedura este aplicabilă, în condițiile legii, și cetățenilor străini sau persoanelor fără cetățenie care au domiciliul în România.

Unde se depune cererea de reconstituire sau de întocmire ulterioară

Potrivit art. 54 din Legea nr. 119/1996, cererea însoțită de documentele doveditoare se depune la serviciul public comunitar local de evidență a persoanelor sau, după caz, la primăria competentă să întocmească actul de stare civilă.

Competența teritorială diferă în funcție de motivul solicitării:
- în cazul pierderii sau distrugerii registrelor, cererea se adresează autorității competente să întocmească actul;
- în cazul actului întocmit în străinătate, care nu poate fi procurat, cererea se depune la autoritatea competentă de la domiciliul persoanei interesate.

Legea permite depunerea cererii la un alt serviciu public comunitar local de evidență a persoanelor sau la o altă primărie decât cea competentă să întocmească actul, în condițiile prevăzute de art. 54. Autoritatea care primește cererea o transmite instituției competente pentru soluționare.

Ce documente sunt necesare pentru reconstituirea sau întocmirea ulterioară

Cererea trebuie să fie însoțită de documentele doveditoare aflate la dispoziția persoanei interesate:
- Cererea de reconstituire sau de întocmire ulterioară a actului de stare civilă.
- Actul de identitate al solicitantului.
- Certificatele de stare civilă ale solicitantului sau ale membrilor familiei, după caz.
- Documente medicale ori administrative care atestă evenimentul de stare civilă.
- Extrase, copii sau alte documente provenite de la autorități ori instituții care pot confirma datele evenimentului.
- Documente de arhivă sau alte înscrisuri care permit identificarea actului și verificarea informațiilor.
- Documente emise de autoritățile străine, în cazul actelor întocmite în străinătate, dacă acestea există.
- Procură specială sau împuternicire avocațială, atunci când cererea este depusă prin reprezentant.

Lista documentelor nu este identică pentru toate situațiile. Autoritatea competentă stabilește documentele necesare în funcție de motivul cererii și de posibilitatea verificării informațiilor în registrele și arhivele existente. Important: Lipsa certificatului de stare civilă nu exclude automat posibilitatea reconstituirii. Tocmai aceasta este finalitatea procedurii: stabilirea și restabilirea conținutului actului prin documentele și verificările disponibile.

Care este procedura de soluționare a cererii

Procedura de reconstituire sau de întocmire ulterioară este una administrativă și presupune verificarea documentelor și a evidențelor de stare civilă.

Etapele principale sunt următoarele:
- 1. Depunerea cererii – persoana interesată depune cererea la serviciul public comunitar local de evidență a persoanelor sau la primăria competentă, împreună cu documentele justificative.
- 2. Verificarea documentelor și a registrelor – ofițerul de stare civilă verifică informațiile furnizate de solicitant și efectuează cercetările necesare în evidențele disponibile.
  - În acest scop pot fi consultate:
    - Sistemul Informatic Integrat pentru Emiterea Actelor de Stare Civilă (S.I.I.E.A.S.C.);
    - Registrul Național de Evidență a Persoanelor;
    - registrele de stare civilă păstrate la nivel local și județean;
    - arhivele instituțiilor competente. În situațiile în care registrele se află la Arhivele Naționale, pot fi solicitate verificări și acestor instituții.
- 3. Obținerea avizului conform – dosarul este transmis serviciului public comunitar județean de evidență a persoanelor sau structurii competente din București, pentru emiterea avizului conform.
- 4. Emiterea dispoziției primarului – pe baza documentației și a referatului motivat întocmit de ofițerul de stare civilă, primarul emite dispoziția de admitere sau de respingere a cererii.
- 5. Întocmirea actului și comunicarea soluției – Dacă cererea este admisă, ofițerul de stare civilă procedează la întocmirea actului în registrele de stare civilă. Dacă cererea este respinsă, solicitantul primește dispoziția motivată, în condițiile legii.

Care este termenul de soluționare și cât costă procedura

Conform art. 54 din Legea nr. 119/1996, cererea de reconstituire sau de întocmire ulterioară se soluționează în termen de 30 de zile, cu avizul conform al serviciului public comunitar județean de evidență a persoanelor sau al structurii competente din municipiul București. Dispoziția primarului se comunică solicitantului în termen de 10 zile de la emitere. Procedura este gratuită, potrivit informațiilor publicate de Ministerul Afacerilor Interne.

Ce se întâmplă dacă cererea este respinsă

În situația în care primarul emite o dispoziție de respingere a cererii de reconstituire sau de întocmire ulterioară, persoana interesată are dreptul să conteste această dispoziție în fața instanței judecătorești. Potrivit art. 54 din Legea nr. 119/1996 și normelor metodologice de aplicare, contestația se soluționează de instanța judecătorească în a cărei rază teritorială se află sediul autorității competente.

În cazul admiterii contestației prin hotărâre judecătorească definitivă, autoritatea de stare civilă trebuie să procedeze la emiterea dispoziției de admitere și la întocmirea actului, potrivit procedurii legale. Este recomandabil ca persoana interesată să analizeze motivele respingerii și documentele care au stat la baza soluției administrative, pentru a putea formula o contestație fundamentată.

Hotărârea de anulare se pronunță la cererea

persoanei interesate,
a structurilor de stare civilă din cadrul serviciilor publice comunitare locale sau județene de evidență a persoanelor ori
a parchetului

Cazurile în care actele de stare civilă sunt lovite de nulitate:
- înregistrarea s-a făcut de o persoană necompetentă, cu excepția cazului în care acea persoană și-a îndeplinit funcția în mod public
- înregistrarea nu s-a făcut în registrele de stare civilă în conformitate cu modelele stabilite prin lege
- înregistrarea are în vedere un act sau fapt juridic care nu s-a produs
- înregistrarea s-a făcut pe baza unui act juridic care ulterior a fost anulat
- înregistrarea prin reconstituire se anulează în cazul în care ulterior se procură actul original care a fost reconstituit

Care este diferența dintre reconstituire, întocmire ulterioară și rectificarea actelor de stare civilă

Procedura	Situația în care se aplică
Reconstituirea	Actul sau registrul a fost pierdut ori distrus sau nu poate fi procurat actul întocmit în străinătate, în condițiile legii.
Întocmirea ulterioară	Actul nu a fost întocmit, deși au fost îndeplinite condițiile legale prevăzute la art. 53.
Rectificarea	Actul există, dar conține erori materiale sau informații care necesită corectare în condițiile legii.

Cadrul legislativ aplicabil actelor de stare civilă

Legea nr. 119/1996 cu privire la actele de stare civilă, republicată, cu modificările și completările ulterioare;
H.G. nr. 255/2024 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare unitară a dispozițiilor în materie de stare civilă, cu modificările și completările ulterioare;
Legea nr. 287/2009 privind Codul civil, republicată, cu modificările și completările ulterioare;
O.U.G. nr. 97/2005 privind evidența, domiciliul, reședința și actele de identitate ale cetățenilor români, republicată, cu modificările și completările ulterioare.
- Dispozițiile speciale ale Legii nr. 119/1996 trebuie interpretate împreună cu normele metodologice, care stabilesc modul concret de aplicare a procedurilor administrative.

Întrebări frecvente despre actele de stare civilă

Când se poate solicita întocmirea ulterioară a unui act de stare civilă?

Întocmirea ulterioară poate fi solicitată atunci când actul de naștere sau de deces a fost omis ori refuzat, deși au fost depuse documentele necesare, sau când actul de căsătorie nu a fost întocmit, deși ofițerul de stare civilă a luat consimțământul soților.

Unde se depune cererea de reconstituire?

Cererea se depune la serviciul public comunitar local de evidență a persoanelor sau la primăria competentă. Pentru actele întocmite în străinătate, care nu pot fi procurate, competența revine autorității de la domiciliul persoanei interesate.

Este necesară prezența personală a solicitantului?

Nu în toate cazurile. Cererea poate fi depusă personal, prin împuternicit cu procură specială sau prin avocat, în baza împuternicirii avocațiale.

Se poate reconstitui un act de stare civilă întocmit în străinătate?

Da. Reconstituirea este posibilă dacă actul a fost întocmit în străinătate, dar certificatul sau extrasul de pe acesta nu poate fi procurat, în condițiile art. 52 lit. b) din Legea nr. 119/1996.

Care este diferența dintre reconstituire și înregistrarea tardivă a nașterii?

Reconstituirea privește un act care a existat, dar nu mai poate fi procurat, sau situațiile speciale prevăzute de lege. Înregistrarea tardivă privește declararea și înregistrarea unei nașteri după expirarea termenului legal.