Modificarea actului constitutiv la societatile comerciale

Actul constitutiv este documentul de bază care stabilește structura, obiectul de activitate și regulile de funcționare ale unei societăți comerciale. Modificarea actului constitutiv este un proces esențial, care reflectă schimbările în structura sau operațiunile societății.

Cauze pentru modificarea actului constitutiv

Schimbări în structura societății

• Intrarea sau ieșirea de acționari/asociați.
• Schimbarea formei juridice (de exemplu, trecerea de la SRL la SA).

Modificări ale capitalului social

• Creșterea sau reducerea capitalului social.
• Aporturi suplimentare de capital de către acționari.

Schimbarea obiectului de activitate

• Adăugarea sau eliminarea unor activități economice din domeniul de activitate al societății.

Aspecte administrative

• Modificarea sediului social.
• Schimbarea numelui societății.

Conformitatea cu legislația

Adaptarea actului constitutiv la schimbările legislative care afectează funcționarea societății.

Procedura de modificare

• Decizia adunării generale: modificarea actului constitutiv trebuie aprobată printr-o hotărâre a adunării generale a acționarilor/asociaților, conform prevederilor legale și statutului societății.
• Întocmirea actului modificat: este necesar să se redacteze un nou act constitutiv care să reflecte modificările dorite.
• Înregistrarea la Registrul Comerțului: modificările trebuie să fie depuse și înregistrate la Registrul Comerțului, împreună cu documentele justificative (hotărârea adunării generale, actul constitutiv modificat, etc.).

Modificarea actului constitutiv la societățile comerciale – Condiţiile generale

Reprezintă modificări ale actului constitutiv:

• Reducerea sau mărirea capitalului social
• Excluderea asociaţilor
• Fuziunea sau divizarea societăţilor
• Prelungirea duratei societăţii
• Schimbarea obiectului sau a formei societăţii
• Mutarea sediului
• Schimbarea denumirii

Orice altă modificare cum ar fi:

1. retragerea unui asociat,
2. cesiunea părţilor sociale sau cesiunea aportului la capitalul social,
3. divizarea,
4. înfiinţarea de filiale sau sucursale,
5. completarea actului constitutiv cu clauze noi privind emisiunea de obligaţiuni,
6. posibilitatea continuării societăţii cu moştenitorii,
7. posibilitatea continuării societăţii cu răspundere limitată cu un singur asociat ca urmare a retragerii,
8. excluderii sau decesului celorlalti asociati, etc.

Se impune respectarea principiul enunţat de art. 204 alin. 1 din Legea nr.31/1990. Actul constitutiv poate fi modificat de asociaţi cu respectarea condiţiilor de fond şi formă prevăzute pentru încheierea lui.

Etape procedurale

Actul modificator încheiat în formă autentică se menţionează în registrul comerţului după ce a fost aprobat:

• fie prin încheierea judecătorului delegat,
• fie prin rezoluţia Directorului Oficiului Registrului Comerţului

În baza încheierii judecătorului delegat, sunt modificările privind:

• mutarea sediului societăţii în altă localitate,
• schimbarea obiectului principal al activităţii,
• modificarea capitalului social,
• fuziunea sau divizarea,
• reducerea sau prelungirea duratei societatii,
• dizolvarea şi lichidarea societăţii

În baza rezoluţiei Directorului Oficiului Registrului Comerţului sunt toate celelalte modificări, având regimul legal al încheierii judecătorului delegat.

Actul modificator autentificat conţinând textul integral al prevederilor modificate ale actului constitutiv:

• se depune la Registrul Comerţului,
• se menţionează în acest registru şi
• se comunică din oficiu la Monitorul Oficial spre publicare, pe cheltuiala societăţii.

În cazul societăţilor în nume colectiv sau în comandită simplă nu este obligatorie publicarea în Monitorul Oficial (art. 204 alin.6). Actul constitutiv actualizat cu modificările la zi, se depune la Registrul Comerţului. În această formă actualizată pot fi omise numele sau denumirea şi celelalte date de identificare ale fondatorilor şi ale primilor asociaţi.

Se omite dacă:

• de la data înmatriculării au trecut cel puţin 5 ani şi
• dacă actul constitutiv nu prevede altfel

Modificările actului constitutiv al societăţii păstrează existenţa acesteia şi nu atrag crearea unei noi persoane juridice. Prin hotărâri ale asociaţilor se înţeleg şi hotărârile organelor statutare ale societăţii, iar termenul de asociaţi include şi acţionarii.

Dreptul de a ataca aceste hotărâri aparţine atât creditorilor societăţii cât şi oricărei persoane prejudiciate prin aceste hotărâri. În cazul acţionarilor sau asociaţilor prejudiciaţi, dreptul de a ataca hotărârile AGA va fi condiţionat şi de respectarea art. 132 alin 2 din Legea 31/1990.

”Hotărârile adunării generale contrare legii sau actului constitutiv pot fi atacate în justiţie, în termen de 15 zile de la data publicării în Monitorul Oficial al României, Partea a IV-a, de oricare dintre acţionarii care nu au luat parte la adunarea generală sau care au votat contra şi au cerut să se insereze aceasta în procesul-verbal al şedinţei.”

Aceste dispoziţii prevăd anexarea la procesul-verbal:

• a actele referitoare la convocare, precum şi
• listele de prezenţă a acţionarilor

Înregistrarea opoziției:

• se face în termen de 30 zile de la data publicării hotărârii sau a actului modificator în Monitorul Oficial
• la Registrul Comerţului care, în termen de 3 zile o va menţiona în registru
• Registrul Comerţului o va înainta tribunalului de la sediul societăţii.

O dată cu intentarea acţiunii în anulare, reclamantul poate cere instanţei, pe cale de ordonanţă preşedinţială, suspendarea executării hotărârii atacate. Instanţa, încuviinţând suspendarea, îl poate obliga pe reclamant la o cauţiune.

Opoziţia se judecă în camera de consiliu a tribunalului, cu citarea părţilor. Hotărârea pronunţată este supusă numai apelului ce se judecă de tribunalul în a cărui circumscripţie îşi are societatea sediul principal.

Reducerea sau mărirea capitalului social

 1) Reducerea capitalului social

Modalităţile prin care poate fi redus capitalul social sunt următoarele:

1. micşorarea numărului de acţiuni sau părţi sociale;
2. reducerea valorii nominale a acţiunilor sau a părţilor sociale;
3. dobândirea propriilor acţiuni, urmată de anularea lor.

Când reducerea nu este motivată de pierderi, capitalul social mai poate fi redus prin:

1. scutirea totală sau parţială a asociaţilor de vărsămintele datorate;
2. restituirea către acţionari a unei cote-părţi din aporturi, proporţională cu reducerea capitalului social şi calculată egal pentru fiecare acţiune sau parte socială;
3. alte procedee prevăzute de lege.

Condiţiile de validitate a hotărârii privind reducerea capitalului social sunt:

• respectarea procedurii de adoptare a hotărârii prescrisă de actul constitutiv şi de normele legale, în raport de forma societăţii
• respectarea plafonului minim al capitalului social prevăzut de Legea nr.31/1990
• arătarea motivelor pentru care se face reducerea (exemplu – neefectuarea vărsămintelor de către acţionari, art. 100)
• arătarea modalităţilor concrete de reducere pentru a se verifica legalitatea acesteia în raport cu unele interdicţii legale

Aplicarea hotărârii de reducere a capitalului social este suspendată în vederea publicităţii şi eventualei contestări. Suspendarea este pe timp de 2 luni din ziua în care hotărârea a fost publicată în Monitorul Oficial.

Orice creditor al societăţii a cărui creanţă s-a născut anterior publicării hotărârii, poate înregistra opoziţie contra hotărârii:

• în 30 zile de la data publicării
• se depune la oficiul registrului comerţului
• în termen de 3 zile de la data depunerii, o va menţiona în registru şi o va înainta instanţei judecătoreşti competente.
• se judecă în camera de consiliu, cu citarea părţilor,

2) Mărirea capitalului social

Mărirea capitalului social se poate realiza prin finanţare externă sau prin autofinanţare.

Sursă externă

Constă în noile aporturi în numerar sau în natură. Efectul acestor aporturi contă în mărirea capitalul social prin două modalităţi:

• prin emisiunea de noi acţiuni, de o valoare nominală egală cu cele existente
• prin majorarea valorii nominale a tuturor acţiunilor existente, păstrându-se egalitatea lor valorică

 Sursă internă (autofinanţarea)

Aceasta poate fi constituită prin:

1. Încorporarea în capitalul social:

• a rezervelor, inclusiv a diferenţelor favorabile din reevaluarea patrimoniului social, exceptându-se rezervele legale
• a beneficiilor nedistribuite ca dividente
• a primelor de emisiune încasate de la noii subscriitori de acţiuni ca preţ depăşind valoarea nominală a acțiunilor

2. Compensarea unor creanţe lichide şi exigibile asupra societăţii cu acţiuni ale acesteia.

3. Obligaţiile societăţii se adaugă capitalului social şi îl măresc. Sub aspect contabil, capitalul social este un element de pasiv. Aceasta pentru că la lichidarea societăţii, el va reprezenta o datorie a acestuia faţă de subscriitorii aporturilor, asociaţi sau acţionari. Aşadar şi obligaţiile faţă de alţi creditori sociali se pot contabiliza tot la pasiv, adăugându-se capitalului social şi mărindu-l.

Hotărârile AGA de aprobare

• cu unanimitate a voturilor acţionarilor când mărirea capitalului social se realizează din surse externe, prin noi aporturi,
• majoritatea calificată de cel puţin două treimi din drepturile de vot deţinute de acţionarii prezenţi sau reprezentaţi, când mărirea se realizează din surse interne
• numai cu votul tuturor acţionarilor când mărirea capitalului social se face prin majorarea valorii nominale a acţiunilor. Aceasta în afară de cazul când este realizată prin încorporarea rezervelor, beneficiilor sau primelor de emisiune.

Conform art. 216 din lege hotărârea AGEA pentru mărirea capitalului social se va publica în Monitorul Oficial. Se va acorda un termen de cel puţin o lună pentru exerciţiul dreptului de preferinţă la subscrierea noilor acţiuni în favoarea acţionarilor existenţi. Termenul este cu începere din ziua publicării.

Administratorii sunt solidar răspunzători, conform dispoziţiilor art. 214, de exactitatea :

• datelor cuprinse în prospectul de emisiune,
• datelor din publicaţiile făcute de societate sau
• datelor din cererile adresate Registrului Comerţului în vederea măririi capitalului social.

Aporturile în natură

Acestea, la mărirea capitalului social, au acelaşi regim juridic ca şi aporturile la constituirea capitalului social. Aceste aporturi sunt supuse procedurii de evaluare reglementată de art.215 alin.1 din Legea nr. 31/1990.

Acţionarii existenţi au un drept de preferinţă la subscrierea noilor acţiuni emise pentru majorarea capitalului social. Acest drept se exercită conform dispoziţiilor art. 216 alin 2,  clauzelor actului constitutiv şi hotărârii AGA.

Exercitarea dreptului de preferinţă se va putea realiza numai în interiorul termenului hotărât de adunarea generală sau de consiliul de administraţie, respectiv directorat,.. dacă actul constitutiv nu prevede alt termen. În toate situaţiile, termenul acordat pentru exercitarea drepturilor de preferinţă nu poate fi mai mic de o lună de la data publicării hotărârii adunării generale, respectiv a deciziei consiliului de administraţie/directoratului, în Monitorul Oficial al României, Partea a IV-a. După expirarea acestui termen, acţiunile vor putea fi oferite spre subscriere publicului.

Dreptul de preferinţă împreună cu dreptul de a subscrie noile acţiuni, în total sau în parte, poate fi ridicat acţionarilor prin hotărârea AGEA care a decis mărirea capitalului social în condiţiile art. 220^1. Dreptul de preferinţă este fără aplicare în situaţia în care mărirea capitalului social se realizează prin aporturi în natură.

Hotărârea AGA de mărire a capitalului social are efect numai în măsura în care a fost adusă la îndeplinire în termen de un an de la data adoptării ei.

Excluderea asociaţilor

Excluderea asociaţilor având ca rezultat modificarea actului constitutiv, se poate înfăţişa în două ipostaze:

• Excluderea-sancţiune este reglementată numai în privinţa asociaţilor societăţii comerciale în nume colectiv, în comandită simplă, în SRL.
• Excluderea-remediu este reglementată în privinţa asociaţilor aceloraşi forme de societăţi comerciale.
• Excluderea indirectă a acţionarilor societăţii comerciale pe acţiuni sau în comandită pe acţiuni sunt aplicabile prevederile art.100 din Legea nr.31/1990.

Poate fi exclus din societatea în nume colectiv, în comandită simplă sau cu răspundere limitată:

1. asociatul care, pus în întârziere, nu aduce aportul la care s-a obligat;
2. asociatul cu răspundere nelimitată în stare de faliment sau care a devenit legalmente incapabil;
3. asociatul cu răspundere nelimitată care se amestecă fără drept în administraţie
4. asociatul administrator care comite fraudă în dauna societăţii sau se serveşte de semnătura socială sau de capitalul social în folosul lui sau al altora.

Excluderea se pronunţă prin hotărâre judecătorească la cererea societăţii sau a oricărui asociat de către instanţa de la sediul societăţii. Dacă excluderea este cerută de un asociat, vor mai fi citaţi atât societatea cât şi asociatul pârât. Hotărârea judecătorească definitivă de excludere va fi înscrisă în registrul comerţului în termen de 15 zile. La cererea societăţii, dispozitivul aceleiaşi hotărâri, va putea fi publicat în Monitorul Oficial.

Fuziunea sau divizarea societăţilor

Fuziunea se poate realiza prin două modalităţi:

• prin absorbirea unei societăţi de către o altă societate
• prin contopirea a două sau mai multe societăţi pentru a alcătui o societate nouă

Dizivarea se poate realiza prin două modalităţi:

• prin împărţirea întregului patrimoniu al societăţii, care îşi încetează existentă, între două sau mai multe societăţi existente ori care iau astfel fiinţă
• prin desprinderea unei părţi din patrimoniul societăţii, care îşi continuă existenţa, şi transmiterea acestei părţi către una sau mai multe societăţi existente sau care iau fiinţă

Atât fuziunea cât şi divizarea se pot realiza între societăţi având forme diferite. Fuziunea sau divizarea societăților aflate în procedura de lichidare se pot efectua numai înainte de începerea repartiţiei între asociaţi a părţilor cuvenite din lichidare.

Hotărârea AGA privind fuziunea sau divizarea se adoptă de fiecare societate în parte. Trebuie respectate condiţiile pentru modificarea actului constitutiv al societăţii.

Când prin fuziune sau prin divizare ia naştere o nouă societate, procedura constituirii acesteia va fi aceea corespunzătoare formei de societate alese.

Societetea care îşi încetează existenţa se dizolvă fără lichidare, cu transmiterea universală a patrimoniului său către alta sau alte societăţi. Asociaţii sau acţionarii societăţii care îşi încetează existenţa vor primi acţiuni sau părţi sociale în societăţile absorbante sau beneficiare.

Proiectul de fuziune sau de divizare:

• se întocmeşte şi se semnează de administratorii societăţilor participante,
• se depune la oficiul registrului comerţului unde este înmatriculată fiecare societate,
• se depune şi o declaraţie a societăţii care încetează a exista în urma fuziunii sau divizării despre modul cum a hotărât să stingă pasivul său,
• se depune şi o declaraţie privitoare la modalitatea de publicare a proiectului de fuziune sau de divizare.
• se vizează de judecătorul delegat,
• se publică, pe cheltuiala societăţii, în Monitorul Oficial, integral sau în extras, conform dispoziţiei judecătorului sau cererii societăţii .

Orice creditor al societăţii având o creanţă anterioară publicării proiectului poate face opoziţie, care:

• nu are ca efect suspendarea executării fuziunii sau divizării şi
• nu împiedică realizarea fuziunii sau divizării.

Administratorii societăţilor care fuzionează sau se divid vor pune la dispoziţia asociaţilor sau acţionarilor:

1. proiectul de fuziune sau de divizare;
2. raportul administratorilor, dacă este cazul
3. situaţiile financiare anuale şi rapoartele de gestiune pentru ultimele 3 exerciţii financiare ale societăţilor care iau parte la fuziune sau la divizare;
4. situaţiile financiare, întocmite nu mai devreme de prima zi a celei de-a treia luni anterioare datei proiectului de fuziune sau de divizare
5. raportul cenzorilor sau, după caz, raportul auditorului financiar;
6. dacă este cazul, raportul întocmit potrivit prevederilor art. 243^3;
7. evidenţa contractelor cu valori depăşind 10.000 lei fiecare şi aflate în curs de executare şi repartizarea lor în caz de divizare a societăţii.

Societatea nu are obligaţia de a pune la dispoziţia acţionarilor la sediul său social documentele precizate dacă:

• acestea sunt publicate pe propria pagină web
• publicarea este pe o perioadă continuă de cel puţin o lună înaintea adunării generale care urmează să decidă cu privire la fuziune/divizare.
• perioada se încheie nu mai devreme de finalul adunării generale respective.

Hotărârea AGA

• are loc în termen de 3 luni de la data publicării proiectului,
• fiecare societate participantă va hotărî asupra fuziunii sau divizării
• va aproba actul constitutiv al noii sau noilor societăţi
• se adoptă cu unanimitatea voturilor asociaţilor dacă operaţiunea are ca rezultat mărirea obligaţiilor asociaţilor uneia dintre societăţile participante,
• se autentifică actul modificator al actului constitutiv al societăţii absorbante
• se înregistrat la ORC după ce este vizat de judecătorul delegat,
• se transmite din oficiu la Monitorul Oficial spre publicare, pe cheltuiala societăţii.

Efectele patrimoniale ale fuziunii sau divizarii

• societatea care îşi încetează existenţa transmite patrimoniul său către societatea sau societăţile beneficiare
• asociaţii sau acţionarii societăţii dizolvate dobândesc părţi sociale sau acţiuni la societăţile beneficiare
• societatea absorbantă preia drepturile şi obligaţiile societăţii absorbite
• drepturile şi obligaţiile societăţilor dizolvate sunt preluate de noile societăţi înfiinţate
• societăţile care dobândesc bunuri prin efectul dizolvării răspund faţă de creditori pentru obligaţiile societăţii care s-a dizolvat. Răspunderea este direct proporţională cu valoarea bunurilor dobândite, dacă actul de divizare nu prevede altfel
• dacă nu poate fi identificată cu certitudine societatea răspunzătoare pentru o anumită obligaţie, toate societăţile dobânditoare de bunuri răspund solidar pentru acea obligaţie

Prelungirea duratei societăţii

Hotărârea de prelungire a duratei societăţii, dacă durata a fost determinată prin actul constitutiv, trebuie să fie adoptată în aceleaşi:

• condiţii de fond (unanimitate pentru societatea în nume colectiv, în comandită simplă, SRL şi majoritate pentru SA şi comandită pe acţiuni).
• condiţii de formă (forma autentică, publicarea în Monitorul Oficial, înregistrare la registrul comerţului) care sunt obligatorii pentru validitatea actului constitutiv

Dreptul de opoziţie la această hotărâre este recunoscut numai creditorilor personali ai unuia dintre asociaţii din:

• societatea în nume colectiv
• societatea în comandită simplă şi
• societatea cu răspundere limitată

Opoziţia se face dacă:

• îşi văd amânată posibilitatea de a urmări, după lichidarea societăţii, partea ce ar reveni debitorului
• creditorul a cărui creanţă este constatată printr-un titlu executoriu anterior hotărârii de prelungire

Opoziţia va fi înregistrată la ORC de la sediul societăţii şi suspendă numai faţă de creditorul oponent efectele hotărârii de prelungire. Termenul pentru manifestarea opoziţiei este de 30 zile de la data publicării în Monitorul Oficial a hotărârii de prelungire.

Dacă opoziţia a fost admisă de tribunal printr-o hotărâre irevocabilă, asociaţii se află în faţa a două alternative:

• fie renunţă la prelungire şi adoptă în formă autentică, o nouă hotărâre de revocare a celei de prelungire
• fie optează pentru excluderea asociatului debitor, adresându-se cu o cerere în acest sens instanţei judecătoreşti. În cazul admiterii cererii de excludere, sentinţa definitivă se înscrie în registrul comerţului. Dispozitivul hotărârii va fi publicat în Monitorul Oficial.

Într-o asemenea situaţie este posibilă şi retragerea asociatului debitor. Drepturile cuvenite asociatului debitor care a fost exclus vor fi calculate pe baza ultimului bilanţ aprobat.

Schimbarea obiectului sau a formei societăţii

Schimbarea obiectului de activitate al societăţii se aprobă prin AGEA. Decizia se ia cu o majoritate de cel puţin două treimi din drepturile de vot deţinute de acţionarii prezenţi sau reprezentaţi.

Acţionarii care nu au votat în favoarea hotărârii AGA au dreptul:

• de a se retrage din societate şi
• de a solicita cumpărarea acţiunilor lor de către societate.

Acest drept este numai dacă respectiva hotărâre a adunării generale are ca obiect schimbarea obiectului principal de activitate. Activităţile care nu pot face obiectul unei societăţi se stabilesc prin hotărâre a Guvernului.

Schimbarea formei este supusă cerinţelor de fond şi formă prevăzute pentru actul constitutiv şi nu atrage crearea unei persoane juridice noi. Hotărârea AGA va fi autentificată şi menţionată în registrul comerţului, trimisă, din oficiu, la Monitorul Oficial spre publicare, pe cheltuiala societăţii. În raport de forma iniţială şi noua formă, fiecare transformare prezintă anumite particularităţi.

Mutarea sediului

Ca şi la înmatricularea societăţii şi la schimbarea sediului social se va prezenta la sediul ORC:

1. documentul care atestă dreptul de folosinţă asupra spaţiului cu destinaţie de sediu social. Documentul trebuie sa fie înregistrat la organul fiscal din cadrul ANAF în a cărui circumscripţie se situează imobilul cu destinaţie de sediu social;
2. un certificat confirmativ că pentru imobilul cu destinaţie de sediu social nu a fost înregistrat un alt document ce atestă:

• cedarea dreptului de folosinţă asupra aceluiaşi imobil, cu titlu oneros sau gratuit,
• existenţa altor contracte prin care s-a cedat dreptul de folosinţă asupra aceluiaşi imobil

1. o declaraţie pe propria răspundere în formă autentică privind respectarea condiţiilor referitoare la sediul social. Se dă dacă sunt înregistrate la organul fiscal alte documente care atestă cedarea dreptului de folosinţă asupra aceluiaşi imobil cu destinaţie de sediu social.

Aprobarea mutării sediului societăţii se face prin hotărârea adunării generale extraordinară (art 113). Acţionarii care nu au votat în favoarea hotărârii adunării generale ce are ca obiect mutarea sediului societăţii în străinătate, au dreptul de a se retrage din societate şi de a solicita cumpărarea acţiunilor lor de către societate.

Tribunalul va putea pronunţa dizolvarea societăţii în cazurile:

• când nu mai sunt îndeplinite condiţiile referitoare la sediul social
• când a expirat durata actului care atestă dreptul de folosinţă asupra spaţiului cu destinaţie de sediu social ori
• s-a realizat transferul dreptului de folosinţă sau proprietate asupra spaţiului cu destinaţie de sediu social
• la cererea oricărei persoane interesate precum şi a Oficiului Naţional al Registrului Comerțului.

Avantaje și dezavantaje

• Avantaje: flexibilitate în adaptarea societății la condițiile de piață și nevoile strategice.
• Dezavantaje: costuri administrative, timp consumat și riscuri legate de neconformitatea cu reglementările legale.