Potrivit prevederilor art. 160 din Legea nr. 19/2000 privind sistemul public de pensii si alte drepturi de asigurări sociale, vechimea în muncă recunoscută până la data de 1 aprilie 2001 constituie stagiu de cotizare în sistemul public de pensii. Potrivit legii, dovada vechimii în muncă realizate până la această dată se face, în special, cu carnetul de muncă.

Carnete de muncă – preluare date și verificare vechime

Stagiul de cotizare pentru perioadele anterioare datei de 1 aprilie 2001 este preluat de către salariații caselor teritoriale de pensii din carnetul de munca, în momentul stabilirii drepturilor de pensie. Procedura existentă la respectiva dată nu acorda posibilitatea ca viitorul pensionar să cunoască, înainte de pensionarea propriu-zisă, stagiile de cotizare realizate anterior anului 2001, stagii ce urmează a fi luate în calcul pentru stabilirea pensiei. Viitorul pensionar era în imposibilitatea de a prezenta eventuale acte doveditoare în vederea completării stagiului total de cotizare.

Ce este carnetul de muncă

•  Art. 1 din DECRET nr. 92 din 1976 privind carnetul de muncă
• Carnetul de muncă este actul oficial prin care se dovedeşte vechimea în munca, vechimea neîntreruptă în munca, vechimea neîntreruptă în aceeaşi unitate, vechimea în  funcţie, meserie sau specialitate, timpul lucrat în locuri de munca cu condiţii deosebite, retribuţia tarifară de încadrare şi alte drepturi ce se includ în aceasta.
• În carnetul de muncă se înscriu datele cu privire la situaţiile privind vechimea precum şi cele privind starea civilă, pregătirea şcolară şi pregătirea profesională a titularului, recompensele şi orice alte situaţii care, potrivit dispoziţiilor legale, se menţionează în carnetul de muncă.

Carnetele de muncă

• au fost documentele oficiale utilizate în trecut pentru a înregistra activitatea profesională și contribuțiile sociale ale angajaților,
• după digitalizarea arhivelor și schimbarea sistemului de evidență a muncii, preluarea datelor din carnetele de muncă a devenit esențială pentru stabilirea stagiului de cotizare și a drepturilor de pensie.

Ce reprezintă preluarea datelor din carnetul de muncă

Procesul de preluare a datelor din carnetele de muncă presupune verificarea și introducerea informațiilor referitoare la vechimea în muncă, funcțiile ocupate, contribuțiile sociale și alte aspecte relevante pentru calculul pensiei.

Beneficiarii care doresc să-și actualizeze dosarul de pensie trebuie să parcurgă o procedură administrativă specifică, asigurându-se că toate datele relevante sunt corect transferate în sistemul electronic.

• Art.1 din HG nr.1768/2005 privind preluarea din carnetele de muncă a datelor referitoare la perioadele de stagiu de cotizare realizat în sistemul public de pensii anterior datei de 1 aprilie 2001
• În vederea aplicării prevederilor art. 160 alin. (6) din Legea nr. 19/2000 privind sistemul public de pensii şi alte drepturi de asigurări sociale, cu modificările şi completările ulterioare, se va desfăşura activitatea de preluare din carnetele de muncă a datelor referitoare la perioadele de stagiu de cotizare realizat în sistemul public de pensii anterior datei de 1 aprilie 2001, precum şi a veniturilor salariale aferente, elemente care, conform legii, sunt utilizate la calculul pensiilor, şi se va crea o arhivă electronică prin scanarea carnetelor de muncă.

Cadrul legal aplicabil

• Art. 279 Codul muncii
• (1) Vechimea în muncă stabilită până la data de 31 decembrie 2010 se probează cu carnete de munca.
• (2)După data abrogării Decretului nr.92/1976 privind carnetul de muncă, cu modificările ulterioare, vechimea în muncă stabilită până la data de 31 decembrie 2010 se reconstituie, la cererea persoanei care nu posedă carnet de muncă, de către instanţa judecătorească competentă să soluţioneze conflictele de muncă,pe baza înscrisurilor sau a altor probe din care să rezulte existenţa raporturilor de muncă. Cererile de reconstituire formulate anterior datei abrogării Decretului nr. 92/1976, cu modificările ulterioare, se vor soluţiona potrivit dispoziţiilor acestui act normativ.
• (3) Angajatorii care păstrează şi completează carnetele de muncă le vor elibera titularilor în mod eşalonat, până la data de 30 iunie 2011, pe bază de proces-verbal individual de predare-primire.
• (4) Inspectoratele teritoriale de muncă ce deţin carnetele de muncă ale salariaţilor le vor elibera până la data prevăzută la alin. (3), în condiţiile stabilite prin ordin al ministrului muncii, familiei şi protecţiei sociale.
• (5) Anunţul privind pierderea carnetelor de muncă emise în temeiul Decretului nr. 92/1976, cu modificările ulterioare, se publică în Monitorul Oficial al României, Partea a III-a.

Prevederile art. 279 Codul muncii se referă

• la dovada vechimii în muncă (alin.1 şi 2) și
• la eliberarea carnetelor de muncă titularilor lor (3 şi 4).

Până la data de 31 decembrie 2010, vechimea s-a dovedit cu carnetul de muncă. După abrogarea Decretului 92/1976 vechimea respectivă până la această dată se dovedeşte tot cu acest carnet. Excepţie fac cei care nu mai posedă carnetul de muncă, din indiferent ce motiv, (exemplu pierderea documentului sau degradarea lui), situaţie în care vechimea în muncă se reconstituie de către instanţa de judecată.

După abrogarea Decretului 92/1976, vechimea se dovedeşte cu adeverinţele (documentele) emise de angajatori potrivit registrului general de evidenţă a salariaţilor (după caz şi/sau certificatul/carnetul privind stagiul de cotizare). Decretul nr.92/1976 privind carnetul de muncă a fost abrogat prin alin. (3) al art.298 din Legea nr.53/2003 (Codul muncii),începând cu data de 1 ianuarie 2004. După renunţarea la carnetele de muncă, începând cu data de 1 ianuarie 2011, aceste documente trebuiau restituite.

Au avut această obligaţie deţinătorii carnetelor

• angajatorii,
• inspectoratele teritoriale de muncă.

Prin Legea nr. 40/2011 a fost introdus alin. 5 la art.296 Codul muncii, conform căruia titularii care au pierdut carnetele de muncă trebuie să publice un anunţ în Monitorul Oficial al României (Partea a III-a). Conform art. 29 din Legea nr. 16/1996 Legea Arhivelor Naţionale, Republicată, creatorii ori deţinătorii de documente sau, după caz, succesorii în drepturi ai acestora sunt obligaţi să elibereze, potrivit legii:

• la cererea persoanelor fizice şi a persoanelor juridice,
• certificate, adeverinţe, copii şi extrase de pe documentele pe care le creează ori le deţin, inclusiv de pe cele pentru care nu s-a împlinit termenul prevăzut la art. 13, dacă acestea se referă la drepturi care îl privesc pe solicitant.

Dovada vechimii în muncă se face prin

• certificate, adeverinţe,
• copii şi extrase de pe documentele pe care le creează ori le deţin,
• copii și extrase de pe documentele pentru care nu s-a împlinit termenul prevăzut la art. 13, dacă acestea se referă la drepturi care îl privesc pe solicitant.

• Acte doveditoare ale vechimii sunt eliberate, în baza prevederilor art.29 din Legea nr. 16/1996, de către:
  • creatorii ori deţinătorii de documente (arhivă)
  • succesorii în drepturi ai acestora.

Art. 29 din Legea nr.16/1996

• (1) Creatorii ori deţinătorii de documente sau, după caz, succesorii în drepturi ai acestora sunt obligaţi să elibereze, potrivit legii, la cererea persoanelor fizice şi a persoanelor juridice, certificate, adeverinţe, copii şi extrase de pe documentele pe care le creează ori le deţin, inclusiv de pe cele pentru care nu s-a împlinit termenul prevăzut la art. 13, dacă acestea se referă la drepturi care îl privesc pe solicitant.
• (2) Serviciile prestate de către Arhivele Naţionale pentru rezolvarea solicitărilor persoanelor fizice şi ale persoanelor juridice se efectuează, contra cost, în condiţiile prevăzute de lege.
•  (3) Serviciile arhivistice prestate în condiţiile alin. (1) de către operatorii economici autorizaţi în prestarea de servicii arhivistice se efectuează contra cost, pe baza unor tarife ale căror limite maxime sunt stabilite de Uniunea Naţională a Practicienilor în Insolvenţă din România, cu avizul Arhivelor Naţionale.

Preluare date din carnete de muncă

Potrivit prevederilor art. 160 din Legea nr. 19/2000 privind sistemul public de pensii si alte drepturi de asigurări sociale (Abrogată):

• vechimea în muncă recunoscută până la data de 1 aprilie 2001 constituie stagiu de cotizare în sistemul public de pensii,
• dovada vechimii în muncă realizate până la această dată se face, în special, cu carnetul de muncă.

Art.160 din Legea nr.19/2000

• (5) Dovada vechimii în muncă, a timpului util la pensie pentru agricultori şi a duratei de asigurare, realizată până la intrarea în vigoare a prezentei legi, se face cu carnetul de muncă, carnetul de asigurări sociale sau cu alte acte prevăzute de lege, pe baza cărora se poate stabili că s-a achitat contribuţia de asigurări sociale.
• (6) Certificarea stagiului de cotizare, realizat anterior intrării în vigoare a prezentei legi, se realizează de către CNPAS prin casele teritoriale de pensii, pe măsura preluării datelor din actele doveditoare prevăzute la alin. (5).

Evidența stagiului de cotizare realizat după intrarea în vigoare a Legii nr. 19/2000 este ținută de Casa Naționala de Pensii, pe baza datelor cuprinse în declarația nominală depusă, potrivit legii:

• de către angajator,
• de către persoanele juridice asimilate acestora sau
• de către persoanele fizice obligate să se asigure prin efectul legii sau care au încheiat contracte de asigurare.

În prezent, stagiul de cotizare pentru perioadele anterioare datei de 1 aprilie 2001

• este preluat de către salariații caselor teritoriale de pensii din carnetul de munca, în momentul stabilirii drepturilor de pensie,
• procedura nu acordă posibilitatea ca viitorul pensionar să cunoască, înainte de pensionarea propriu-zisă, stagiile de cotizare realizate anterior anului 2001, stagii ce urmează a fi luate în calcul pentru stabilirea pensiei,
• viitorul pensionar este astfel în imposibilitatea de a prezenta eventuale acte doveditoare în vederea completării stagiului total de cotizare.

Pentru o urgentare a calculării stagiului de cotizare, în momentul înregistrării dosarului de pensionare, a fost începută activitatea de preluare a datelor din carnetele de munca ale asiguraților, pentru perioadele de cotizare realizate pâna la data de 1 aprilie 2001.

Această activitate urmează să se desfășoare anterior momentului stabilirii drepturilor de pensie și va fi independentă față de procedura propriu-zisă de stabilire a pensiei. Procesul va conduce la preluarea în baza de date a Casei Nationale de Pensii a stagiilor de cotizare si, implicit, va pune la dispozitia asiguratilor, înainte de pensionare, informatiile referitoare la stagiile ce vor fi luate în calcul la stabilirea pensiei.

Actiunea presupune preluarea datelor referitoare la stagiile de cotizare aferente tuturor detinatorilor de carnete de munca, pentru vechimi în muncă realizate anterior datei de 1 aprilie 2001, indiferent unde sunt păstrate aceste documente.

Prin acțiunea de scanare

• au fost culese datele necesare pentru determinarea stagiului de cotizare și a punctajului mediu anual
• au fost scanate carnetele de munca
• a fost creată o arhivă electronică a acestora,
• a fost prima etapă a procesului de arhivare electronică a dosarelor de pensie.

Culegerea datelor de bază necesare determinării stagiului de cotizare și pentru calculul punctajului mediu anual va permite emiterea certificatelor de stagiu și pentru perioadele de până la intrarea în vigoare a Legii nr.19/2000, cuprinse în carnetul de muncă.

Unde sunt stocate datele privind vechimea în muncă

• Carnetele de muncă ce urmau a fi scanate erau localizate în 3 zone de păstrare:
  • la inspectoratele teritoriale de muncă;
  • în posesia șomerilor aflati în evidenta agentiilor judetene de ocupare a fortei de muncă;
  • în posesia altor persoane juridice sau fizice: angajatori, agentilor economici sau institutiilor publice, asigurati individuali pe baza de declaratii si contracte de asigurare, sau persoane fizice (persoane care lucrează în gospodarii sau în străinătate, lucrează „la negru” sau care, în prezent, sunt inactivi).

Carnetele de muncă au fost preluate treptat, pe parcursul a doi ani, de către casele teritoriale de pensii, pe baza unei planificări, direct de la deținători (inspectorate teritoriale de muncă, persoane juridice sau fizice) și prin intermediul agențiilor județene de ocupare a fortei de muncă.

Procesul de preluare a datelor din carnetele de muncă

• a început cu acele carnete ce se aflau în păstrarea inspectoratelor teritoriale de muncă, iar ulterior,
• pe baza unei programări realizată la nivelul fiecarui judet și care a fost anunțată din timp prin mass-media, au fost prelucrate și restul carnetelor de muncă.

În condiţiile în care, pentru o anumită perioadă care constituie stagiu de cotizare, în carnetul de muncă nu sunt înregistrate drepturile salariale, asiguratul poate prezenta acte doveditoare ale acestora. În caz contrar, la determinarea punctajului mediu anual se utilizează salariul minim pe ţară, în vigoare în perioada respectivă.

Cine poate solicita preluarea datelor

• Titularul carnetului de muncă, persoana angajată.
• Împuternicitul legal dacă titularul nu poate să facă cererea personal.
• Moștenitorii în caz de deces a titularului, pentru evidențele necesare calculului pensiei. Este important ca solicitantul să fie identificat corect și să aibă documentele care atestă dreptul de solicitare.

Unde se înregistrează cererea

• Direct la Casa Teritorială de Pensii cu sediul în circumscripția unde persoana are domiciliul sau unde a fost gestionată evidența angajatorului.
• Online dacă platforma CNPP permite depunerea electronică (cerere completată și semnată digital).

Acte necesare pentru solicitarea prelucrării datelor din cartea de muncă

• Cerere tipizat completată cu datele personale și perioada pentru care se solicită informațiile
• Copie CI/BI sau pașaport pentru datele de identificare a solicitantului
• Carnetul de muncă original
• Împuternicire legală în cazul când cererea este făcută de o altă persoană decât titularul.

Notă: În cazul în care carnetul de muncă a fost pierdut, instituția poate solicita dovezi alternative ale vechimii în muncă (adeverințe de la angajatori, contracte de muncă, etc.).

Probleme ce pot apărea și soluții

• Perioade lipsă din carnetul de muncă: se pot completa cu adeverințe de la angajatori sau documente vechi.
• Angajator dispărut: CNPP poate prelua datele din arhivele proprii sau prin notificarea altor instituții relevante.
• Erori în datele preluate: se depune o cerere de corectare, însoțită de documente justificative.

Rezultatul procedurii de preluare a datelor

• Datele din carnetul de muncă sunt preluate oficial în registrul CNPP.
  • Acestea vor fi folosite pentru calculul pensiei și alte beneficii sociale.
  • Solicitantul primește dovada preluării, importantă pentru orice contestație sau verificare ulterioară.

Întrebări frecvente privind carnetele de muncă

Cum verific vechimea în muncă?

Vechimea în muncă poate fi verificată prin carnetul de muncă, adeverințele de vechime, documentele emise de angajator sau informațiile existente în evidențele instituțiilor competente. Verificarea este recomandată înainte de depunerea dosarului de pensie.

Unde găsesc informațiile din carnetul de muncă?

Informațiile pot fi găsite în carnetul de muncă, în arhiva fostului angajator, la administratorii de arhive, în adeverințe de vechime sau în documentele de personal și salarizare.

Ce fac dacă angajatorul nu mai există?

Dacă angajatorul și-a încetat activitatea, documentele pot fi identificate în arhive sau la entitățile care administrează fondul arhivistic. Se pot solicita adeverințe și documente privind perioadele lucrate.

Cum reconstitui vechimea?

Reconstituirea vechimii se poate realiza prin prezentarea documentelor disponibile, solicitarea de adeverințe, verificarea arhivelor și depunerea actelor justificative necesare.

Adeverinta care atestă grupa de muncă – cerințe și cum o obții