Administrarea societatii comerciale, atributii, raspundere

Societatea comercială – persoană juridică, așa cum este definită în art. 25 alin. 3 Cod civil. O persoană juridică poate fi numită sau aleasă administrator al unei societăţi comerciale, în condiţiile art. 138 din Legea nr.31/1990.

Administrarea unei societăți comerciale presupune asumarea unor responsabilități variate, printre care gestionarea operațională, respectarea legislației și a hotărârilor adunării generale, precum și respectarea actului constitutiv. Administratorul poate răspunde civil sau penal pentru deciziile sale, în special în caz de nereguli grave, pierderi financiare sau încălcarea obligațiilor legale.

O definiție dată societății este cea:

• de grupare de persoane constituită pe baza unui contract de societate şi beneficiind de personalitate juridică,
• în care asociații înțeleg să pună în comun anumite bunuri, pentru exercitarea unor fapte de comerţ, în scopul realizării şi împărţirii beneficiilor realizate.

Deci societatea comercială este o entitate juridică, cu personalitate juridică, la originea căreia se află consimţământul individual al asociaţilor.

Administrarea unei societăți comerciale este procesul prin care se gestionează activitățile și resursele companiei pentru a asigura atingerea obiectivelor economice și strategice. Administratorii au un rol important în organizarea, conducerea și reprezentarea companiei, iar atribuțiile și răspunderea lor sunt reglementate prin legislația comercială și statutul societății.

Atribuțiile administratorilor societății comerciale

Administratorii sunt responsabili de gestionarea afacerilor curente ale societății și au o serie de atribuții esențiale:

• Conducerea operațională: administratorii iau decizii privind activitățile zilnice, managementul resurselor și implementarea strategiilor aprobate de Adunarea Generală a Acționarilor (AGA).
• Reprezentarea societății: administratorii reprezintă societatea în relațiile cu terții, inclusiv în fața autorităților și instanțelor, semnând în numele societății contracte și acorduri.
• Convocarea AGA: administratorii sunt responsabili de convocarea Adunării Generale, în care acționarii pot aproba sau respinge deciziile strategice majore.
• Întocmirea și prezentarea documentelor financiare: administratorii au obligația de a întocmi bilanțul, contul de profit și pierdere, raportul de gestiune și de a le prezenta acționarilor spre aprobare.
• Angajarea și supravegherea personalului: administrarea include și managementul echipelor și structurilor interne, asigurând buna funcționare a operațiunilor.

Atribuțiile membrilor consiliului de administrație și de supraveghere

În cadrul unei societăți comerciale, consiliul de administrație și consiliul de supraveghere au roluri esențiale în conducerea și controlul activității acesteia. Atribuțiile acestora sunt reglementate de legislația specifică fiecărui tip de societate (Legea nr. 31/1990 privind societățile) și de actele constitutive ale societății.

a) Consiliul de administrație (CA)

Consiliul de administrație este organul de conducere al unei societăți pe acțiuni administrate în sistem unitar și are următoarele atribuții principale:

• Stabilirea strategiei generale a societății și a obiectivelor majore;
• Administrarea patrimoniului și gestionarea activităților economice ale societății;
• Numirea și revocarea directorilor (în cazul sistemului unitar);
• Elaborarea și aprobarea bugetului anual și a situațiilor financiare;
• Asigurarea respectării obligațiilor legale privind activitatea societății;
• Reprezentarea societății în relațiile cu terții.

b) Consiliul de supraveghere (CS)

În cazul sistemului dualist de administrare, consiliul de supraveghere are rolul de a monitoriza și controla activitatea directoratului și are următoarele atribuții principale:

• Supravegherea activității directoratului și a modului în care acesta își exercită mandatul;
• Aprobarea deciziilor strategice propuse de directorat;
• Verificarea și aprobarea rapoartelor financiare anuale;
• Convocarea adunării generale a acționarilor, atunci când este necesar;
• Avizarea unor operațiuni importante, cum ar fi fuziuni, divizări sau achiziții.

Răspunderea administratorilor

Răspunderea administratorilor este atât civilă, cât și penală, în funcție de activitățile și deciziile lor:

• Răspunderea civilă: administratorii sunt responsabili față de societate și acționari pentru prejudiciile cauzate prin acte de gestiune defectuoasă, neglijență sau depășirea atribuțiilor. Acționarii sau societatea pot iniția acțiuni în justiție pentru recuperarea daunelor.
• Răspunderea penală: administratorii pot răspunde penal pentru fapte precum falsificarea documentelor contabile, delapidare sau abuz de putere, în cazul în care faptele lor au consecințe asupra activității societății sau a terților.
• Răspunderea față de creditori: în caz de faliment, administratorii pot fi trași la răspundere dacă au gestionat necorespunzător patrimoniul societății, prejudiciind creditorii.

Răspunderea civilă a administratorilor și managerilor

Administratorii și managerii unei societăți pot răspunde civil pentru prejudiciile cauzate societății, acționarilor sau terților în cazul în care nu își îndeplinesc obligațiile legale și statutare.

a) Tipuri de răspundere civilă

1. Răspunderea contractuală – intervine atunci când administratorii sau managerii încalcă obligațiile asumate prin contractul lor de mandat.
2. Răspunderea delictuală – apare în situațiile în care administratorii săvârșesc fapte ilicite care cauzează prejudicii societății sau terților.
3. Răspunderea solidară – în cazul în care mai mulți administratori participă la luarea unei decizii care cauzează un prejudiciu, aceștia pot răspunde împreună.

b) Cazuri în care intervine răspunderea civilă

• Gestionează defectuos patrimoniul societății, cauzând pierderi financiare;
• Încălcarea obligațiilor de diligență și loialitate față de societate;
• Omiterea de a informa corect acționarii sau de a lua decizii în interesul societății;
• Angajarea societății în tranzacții nelegale sau abuzive;
• Încălcarea prevederilor legale privind raportările financiare.

Condițiile și limitele răspunderii

Răspunderea administratorilor poate fi limitată sau exclusă prin clauze contractuale, dar nu pentru faptele grave, cum ar fi frauda. De asemenea, administratorii sunt obligați să acționeze cu prudență și diligență, respectând principiul diligenței unui bun administrator.

Mijloacele de tragere la răspundere

• Acționarea în instanță de către societate, acționari sau terți prejudiciați;
• Despăgubiri pentru prejudiciile cauzate;
• Excluderea din funcție și interdicția de a mai ocupa poziții de conducere în alte societăți.

Delegarea atribuțiilor

Administratorii pot delega anumite atribuții către directori sau alți angajați, dar răspunderea finală pentru deciziile societății rămâne la aceștia. Orice neglijență în supravegherea activităților delegate poate duce la atragerea răspunderii.

Elementele definitorii ale personalității juridice a societății

 Societatea comercială – persoană juridică, are ca elementele definitorii ale personalităţii juridice, așa cum rezultă din definiţia societăţii dată de Codul civil art 187 şi Legea nr. 31/1990 art 1:

• organizare de sine stătătoare
• un patrimoniu propriu
• un scop propriu

Aceste trei elemente au drept caracteristici generalitatea, legalitatea şi sunt:

• cumulative = pentru existenţa persoanei juridice cele trei elemente trebuie întrunite cumulativ – lipsa unui element determină inexistenţa calităţii de persoană juridică a respectivei entităţi
• exclusive= nu sunt numai necesare ci şi suficiente
• diverse

Prin organizare proprie sau de sine stătătoare vom înţelege alcătuirea ca un tot unitar şi structurarea colectivului de oameni în organe investite cu funcţii distincte. Această organizare internă variază de la un tip de persoană juridică la altul. Necesitatea practică de gestiune în cadrul oricărei persoane juridice face să apară o diferenţiere între organele ei deliberative şi organele de executare.

Prin patrimoniu propriu distinct înţelegem acel element constitutiv care constă în totalitatea drepturilor şi obligațiilor patrimoniale care au ca titular persoana juridică. Prin art. 31 alin 1 Cod civil se dispune că orice persoană fizică sau persoană juridică este titular a unui patrimoniu care include toate drepturile şi datoriile ce pot fi evaluate în bani şi aparţin acesteia. El poate face obiectul unei diviziuni sau unei afectaţiuni numai în cazurile şi în condițiile prevăzute de lege.

Scopul propriu – este motivul înfiinţării respectivului subiect de drept. Scopul trebuie să fie determinat, licit, moral şi în concordanţă cu interesul general. Scopul propriu al unei persoane juridice poate fi unul patrimonial (economic sau lucrativ) ori nepatrimonial (nelucrativ) care vizează promovarea unor interese fără conţinut economic (asociaţiile, fundaţiile).

Scopul lucrativ sau comercial şi nelucrativ sau de binefacere – constituie şi unul dintre criteriile de distincţie între persoane juridice de drept public şi cele de drept privat. Scopul propriu al persoanei juridice dă sens celorlalte două elemente constitutive.

Administrarea societății comerciale

Poate fi administrator

• o persoană fizică având capacitate de exerciţiu deplină
• o persoană juridică printr-un reprezentant permanent, persoană fizică. Drepturile şi obligaţiile părţilor se stabilesc printr-un contract de administrare.                                                                                            Persoana juridică va fi supus aceloraşi exigente ca şi un administrator persoană fizică acţionând în nume propriu. Va rămâne nediminuată răspunderea solidară a persoanei juridice. Atunci când persoana juridică îşi revocă reprezentantul, ea are obligaţia să numească, în acelaşi timp, un înlocuitor.

Potrivit dispozițiilor art. 6 alin. (2) din Legea nr. 31/1990 nu pot fi administratori persoanele care au fost condamnate pentru:

• gestiune frauduloasă,
• abuz de încredere,
• fals, uz de fals, înşelăciune, delapidare, mărturie mincinoasă,
• dare sau luare de mită,
• pentru infracţiunile prevăzute de Legea nr. 656/2002 pentru prevenirea şi sancţionarea spălării banilor,
• pentru instituirea unor măsuri de prevenire şi combatere a finanţării actelor de terorism, cu modificările şi completările ulterioare,
• pentru infracţiunile prevăzute de art. 143-145 din Legea nr.85/2006 privind procedura insolvenţei sau
• pentru cele prevăzute de Legea nr. 31/1990.

Din dispoziţiile art. 7 lit e şi art. 8 lit g rezultă că atât asociaţii cât şi alte persoane, din afara societăţii, pot dobândi calitatea de administrator. În cazul societăţilor în comandită simplă sau în comandită pe acţiuni administratorul trebuie să aibă calitatea de comanditat (art. 88).

În cazul SRL administratorii nu pot primi, fără autorizarea adunării asociaţilor, mandatul de administrator în alte societăţi concurente sau având acelaşi obiect. Conform art.197 alin 2 încălcarea restricţiei se sancţionează cu revocarea şi răspunderea pentru daune.

Atribuţiile administratorilor

• pot efectua toate operaţiunile pentru realizarea obiectului activităţii societăţii comerciale. Trebuie să ţină seama de interdicţiile menţionate în actul constitutiv (art.70 alin 1) sau în hotărârile adunărilor generale
• sunt obligaţi să ia parte la toate adunările societăţii, la consiliile de administraţie şi organele de conducere similare acestora
• nu pot transmite acest drept altei persoane dacă această facultate nu li s-a acordat în mod expres (art.71 alin 1). În cazul încălcării acestei interdicţii, societatea poate pretinde de la cel substituit beneficiile rezultate din operaţiune . Pentru eventualele pagube cauzate societăţii prin această substituire vor răspunde solidar administratorul şi cel care l-a substituit .

Atribuțiile administratorului sunt detaliate în actul constitutiv al societății, dar includ: 

• Managementul curent: organizarea și conducerea activităților zilnice ale societății.
• Reprezentarea societății: acționarea în numele și pe seama societății în relațiile cu terții (clienți, furnizori, bănci, autorități).
• Gestiunea financiară: urmărirea efectuării plăților, ținerea contabilității și prezentarea situațiilor financiare (bilanțuri, conturi de profit și pierdere) către asociați/acționari.
• Convocarea adunărilor generale: inițierea și organizarea adunărilor asociaților sau acționarilor pentru luarea deciziilor importante.
• Depunerea documentelor legale: asigurarea depunerii la Registrul Comerțului a documentelor și declarațiilor cerute de lege, inclusiv declarația pe propria răspundere privind îndeplinirea condițiilor legale de a fi administrator.
• Implementarea deciziilor: punerea în aplicare a hotărârilor adunărilor generale ale asociaților/acționarilor. 

Răspunderile administratorilor

Răspund pentru obligaţiile şi răspunderile ce decurg din:

• mandatul de administrator
• din dispoziţiile Legii nr. 31/1990 sau
• din dispoziţiile actului constitutiv ori
• din dispoziţiile hotărârilor adunărilor generale

Răspunderea administratorului este de natură civilă, penală sau contravențională și este angajată în diverse situații: 

• Răspundere față de societate: administratorii răspund pentru prejudiciile cauzate societății prin nerespectarea prevederilor legale, a actului constitutiv sau prin îndeplinirea defectuoasă a mandatului lor (de exemplu, fapte de neloialitate sau neglijență).
• Răspundere față de creditori și terți: în cazuri excepționale, cum ar fi falimentul (insolvența) societății din vina administratorului, acesta poate fi obligat să suporte pasivul societății cu propria sa avere.
• Solidaritatea răspunderii: dacă sunt mai mulți administratori, răspunderea este, de regulă, solidară între ei, cu excepția cazului în care un administrator probează că nu a participat la luarea deciziei prejudiciabile sau s-a opus luării acesteia.
• Asigurarea de răspundere profesională: în funcție de forma juridică a societății (obligatorie la societățile pe acțiuni – SA, facultativă la SRL), administratorii pot încheia asigurări de răspundere profesională pentru a acoperi eventualele prejudicii. 

Dacă sunt mai multi administratori, ei sunt răspunzători solidar pentru:

• realitatea vărsămintelor efectuate de asociaţi
• existenţa reală a dividentelor plătite
• existenţa registrelor cerute de lege şi corecta lor ţinere
• exacta îndeplinire a hotărârilor AGA
• sticta îndeplinire a îndatoririlor pe care legea şi actul constitutiv le impun

Dreptul la acţiune pentru repararea daunelor rezultând din neîndeplinirea acestor obligaţii aparţine în primul rând societăţii comerciale prejudiciate. Legea recunoaşte însă şi dreptul la acţiune al creditorilor societăţii pentru a face să funcţioneze această răspundere. Acest drept poate fi însă exercitat numai în caz de faliment al societăţii.

Hotărârea de a înregistra acţiunea judiciară pentru stabilirea răspunderii administratorilor se adoptă

• cu majoritatea absolută
• prin vot secret
• de către adunarea generală
• produce şi efectul revocării de drept a administratorilor, care vor fi înlocuiţi.

Înlocuirea unui administrator desemnat prin actul constitutiv reprezintă o modificare a acestui act. Modificarea trebuie efectuată cu respectarea condiţiilor de fond şi formă pentru încheierea lui.

Hotărârea adunării generale privind înlocuirea administratorului numit ulterior nu mai trebuie să fie autentificată, dar trebuie înregistrată la ORC.

Deşi puterea de administrare este conferită prin actul constitutiv sau prin hotărârea adunării generale, efectele mandatului se produc în temeiul prevederilor legale.  Consecinţa practică este că, în toate situaţiile, răspunderea administratorului este delictuală atât faţă de terţele persoane (creditorii sociali) cât şi faţă de societate.

În raportul administratorului cu societatea comercială, inconvenientul răspunderii delictuale (comparativ cu răspunderea contractuală bazată pe mandat) constând în:

• obligaţia de a dovedi culpa administratorului,
• extinderea obligaţiei de reparare a daunei şi asupra prejudiciilor imprevizibile şi solidaritatea
• criteriul abstract de apreciere a culpei este conduita diligentă a bunului comerciant

În raporturile cu terţele persoane izvorâte din exercitarea prerogativelor conferite administratorului, acţiunea în răspundere se exercită întotdeauna numai contra societăţii.

Acţiunea ar putea fi îndreptată numai contra administratorului

• în cazul actelor încheiate peste limitele atribuţiilor conferite precum şi
• în cazul faptelor licite sau ilicite care exced acestor prerogative, acţiunea ar putea fi îndreptată numai contra administratorului.

Tot administratorilor le revin şi obligaţiile privind publicitatea actelor societăţii.

Societăţile comerciale au obligaţiile stabilite prin

• art.74 din Legea 31/1990 – inserarea datelor de identificare pe actele emise
• Legea nr. 26/1990 privind registrul comerţului
• publicarea actului constitutiv şi a modificărilor sale ulterioare

În orice act emanând de la societate trebuie să se arate

• denumire şi număr de ordine din registrul comerţului,
• forma juridică, sediul şi codul fiscal.
• la societatea SRL va trebui arătat şi capitalul social
• la societatea pe acţiuni şi în comandită pe acţiuni se va arăta şi capitalul social, din care cel efectiv vărsat, potrivit ultimului bilanţ aprobat.

Ascunderea cu rea-credinţă a acestor date sau prezentarea cu rea-credinţă a unor date false este pedepsită conform art. 265 din Lgea 31/1990.