Administrarea si controlul societatilor comerciale

Administrarea și conducerea unei societăți comerciale pe acțiuni presupune un set complex de responsabilități și reglementări, în care Consiliul de Administrație joacă un rol central. În această structură, se regăsesc nu doar obligații administrative, ci și strategice, care pot influența semnificativ performanța companiei.

 Funcţionarea societăților comerciale

Societatea comercială este obligată la constituirea capitalului social şi asigurarea conservării lui. Menţinerea integrităţii valorice a capitalului social al societăților comerciale este o obligaţie legală menită să ocotească atât drepturile asociaţilor cât şi pe ale creditorilor sociali.

În cazul unei micşorări a capitalului social, acesta va trebui reîntregit mai înainte de a se face vreo repartizare sau distribuire de beneficii. Pentru asigurarea protecţiei capitalului social faţă de iniţiativele asociaţilor ce pot prejudicia sunt reglementate raporturile asociaţilor cu societatea.

Fiecare asociat este îndreptăţit să primească partea din beneficiu stabilită prin contractul de societate numită divident. Această parte din beneficiu este stabilită în proporţie cu cota de participare la capitalul social.

Asociaţii pot conveni şi stabilirea unei alte cote-părţi din beneficiu, conform principiului disponibilităţii titularului unui drept patrimonial asupra exercitării acelui drept.

Administrarea și controlul societăților comerciale sunt elemente esențiale pentru buna funcționare și supraveghere a unei companii. Aceste procese implică gestionarea resurselor companiei, luarea deciziilor strategice și monitorizarea activităților pentru a asigura respectarea obiectivelor stabilite. Ele sunt reglementate prin diverse acte legislative și statutul societății, fiind aplicate de organele de conducere și supraveghere.

Administrarea societăților comerciale

Administrarea societății este gestionată de organe specializate, în funcție de forma juridică a companiei.

Cele mai întâlnite structuri de administrare includ:

• Consiliul de administrație: În societățile pe acțiuni, consiliul de administrație este responsabil pentru gestionarea zilnică a societății și luarea deciziilor strategice.
• Directorii sau administratorii: În societățile cu răspundere limitată (SRL), administratorii au sarcina de a gestiona activitățile curente și de a reprezenta societatea în fața terților.

Controlul societăților comerciale

Controlul asupra activităților societății comerciale este asigurat prin mecanisme interne și externe, printre care:

• Cenzorii sau auditorii interni: Aceștia monitorizează operațiunile financiare și contabile pentru a asigura conformitatea cu legile și reglementările financiare.
• Adunarea Generală a Acționarilor (AGA): AGA are un rol central în controlul societății, fiind forumul unde acționarii își exercită dreptul de supraveghere și pot lua decizii esențiale legate de aprobarea bilanțurilor, distribuirea dividendelor și numirea auditorilor.
• Auditorii externi: În special pentru societățile mari sau listate la bursă, controlul extern al activităților financiare este realizat de auditori independenți.

Răspunderea administratorilor

Administratorii au o răspundere directă față de societate și acționari, fiind obligați să acționeze în interesul companiei. În caz de încălcare a îndatoririlor, aceștia pot fi trași la răspundere civilă sau chiar penală, în funcție de gravitatea faptei.

Fiind vorba despre drepturi băneşti de care asociaţii pot să dispună ei pot reglementa prin contract:

• un alt mod de partajare a beneficiilor decât cel proporţional cu aportul la constituirea capitalului social
• distribuirea totalităţii beneficiilor
• neparticiparea la pierderi
• clauza de garantare a rambursării aportului

Dividentele societăților comerciale

Nu se vor putea distribui dividente decât din beneficiile reale. Dividentele plătite contrar acestor dispoziţii legale se vor restitui. Dreptul la acţiunea în restituire a dividentelor se prescrie în termen de 3 ani calculat de la data distribuirii lor.

Beneficiul apare în bilanţ sub forma unui excedent al activului faţă de pasiv. Suma care urma să fie adaugată pasivului pentru a echilibra activul reprezintă beneficiul net.

Nu este obligatoriu ca întregul beneficiu net să fie distribuit ca dividente. O parte din acest beneficiu poate fi alocată pentru constituirea unui fond de rezervă sau pentru majorarea capitalului social. Această parte este determinată prin contractul de societate sau printr-o convenţie ulterioară.

Raporturile societăţilor comerciale cu creditorii personali ai asociaţilor

Personalitatea juridică a societăților comerciale are ca atribut esenţial patrimoniul propriu, distinct de patrimoniile asociaţilor. Pe durata societăţii, creditorii asociatului pot să-şi exercite drepturile lor:

• numai asupra părţii din beneficiu cuvenite asociatului după bilanţul contabil, iar
• după dizolvarea societăţii asupra părţii ce i s-ar cuveni prin lichidare

Partea care va reveni asociatului ca urmare a lichidării societăţii, poate face obiectul unei popriri asiguratorii, înfiinţată din timpul existenţei societăţii. În cazul acţionarilor, realizarea creanţelor pe care le posedă creditorii personali este simplificată. Ei pot sechestra şi apoi vinde acţiunile debitorilor acţionari. 

Conducerea societăților comerciale prin adunările generale

 Legea nr.31/1990 conţine reglementări privind adunarea generală numai referitor la societăţile pe acţiuni la societăţile cu răspundere limitată (art.186, 191, 196). Se consideră că aceste reglementări pot fi extinse, prin interpretare şi la celelalte forme de societate comercială.

Acestui organ de conducere îi revine competenţa de a adopta hotărâri în toate domeniile activităţii societăţii comerciale. Datorită diversităţii problemelor, există diferenţe considerabile între gradul lor de importanţă.

În timp ce unele vizează însăşi existenţa şi structura societăţii, altele privesc numai actele de gestiune curentă. De aceea, în cazul societăţii pe acţiuni sunt distinct reglementate competenţa adunării generale extraordinare şi competenţa adunării generale ordinare.

Adunarea generală ordinară este competentă:

• să voteze bilanţul, inclusiv sub aspectul dividentelor
• să aleagă şi să revoce pe administratori şi pe cenzori precum şi să le dea descărcare de gestiune
• să stabilească remuneraţia administratorilor şi a cenzorilor
• să hotărască înregistrarea acţiunii în răspundere civilă contra administratorilor
• să voteze bugetul de venituri şi cheltuieli şi programul de activitate
• să decidă asupra regimului amortizării capitalului imobilizat în active corporale şi incorporale, etc.

Adunarea generală extraordinară adoptă hotărâri în ce priveşte:

• prelungirea duratei societăţii
• modificarea capitalului social, a formei societăţii sau a obiectului de activitate
• mutarea sediului
• fuziunea cu alte societăţi sau divizarea
• dizolvarea anticipată a societăţii, etc.

Adunările generale ordinare au loc la sediul societăţii o dată pe an în cel mult trei luni de la încheierea exerciţiului bugetar. Adunările extraordinare au loc atunci când este necesar. Una şi aceeaşi adunare poate fi ordinară cât şi extraordinară în raport de conţinutul hotărârilor.

Convocarea adunărilor generale este sarcina administratorilor dar iniţiativa poate aparţine uneori şi asociaţilor. Convocatorul cuprinde şi ordinea de zi. Procedura convocării este specifică fiecărei forme societare iar procedura desfăşurării este reglementată astfel încât să asigure legalitatea adoptării hotărârilor.

 Exercitarea dreptului la vot

Este reglementată numai în societăţile pe acţiuni în mod nemijlocit sau prin reprezentant cu procură. Se consideră că aceste norme sunt aplicabile în mod corespunzător şi celorlalte forme de societăţi comerciale.

Regula conform căreia fiecare acţiune reprezintă un vot poate suferi abateri reglementate de actul constitutiv. În cazul SRL nu sunt îngăduite asemenea derogări, fiecare parte socială acordând dreptul la un vot.

Dreptul de vot:

• nu poate fi cedat dar
• poate fi suspendată ca sancţiune a neefectuării vărsămintelor la scadenţă
• sunt obligaţi să se abţină cei care au un interes contrar interesului societăţii în problema supusă la vot
• este deschis cu unele excepţii (alegerea, revocarea şi tragerea la răspundere a administratorilor)

În cazul hotărârilor adoptate de adunările generale ale societăţilor pe acţiuni sunt stabilite şi obligaţii de publicitate.

Pot fi atacate în justiţie hotărârile contrare actului constitutiv sau legii de către acţionarii sau asociaţii:

• care nu au fost prezenţi la adunare sau
• care au votat contra hotărârii care s-a adoptat şi au cerut să se menţioneze acest vot în procesul-verbal al şedinţei.

Controlul gestiunii societăţilor comerciale prin cenzori

Legea 31/1990 conţine reglementări numai cu privire la:

• cenzorii societăţilor pe acţiuni sau în comandită pe acţiuni şi
• cenzorii societăţilor cu răspundere limitată

Diferenţa esenţială între cele două situaţii constă în:

• la SRL numirea cenzorilor este obligatorie numai dacă există mai mult de 15 asociaţi.
• în lipsa cenzorilor, fiecare dintre asociaţii care nu au calitatea de administrator va exercita dreptul de control. Acesta este similar cu cel al asociaţilor în societăţile în nume colectiv.

În funcţia de cenzor al societăţii poate fi numit sau ales un cenzor extern independent, persoană fizică sau persoană juridică. În acest caz, dispoziţiile Legii 31/1990 se întregesc cu dispoziţiile legii speciale.

Numărul cenzorilor

Fiecare societate pe acţiuni trebuie să aibă cel puţin trei cenzori în funcţiune şi un număr egal de supleanţi. În toate cazurile, numărul cenzorilor trebuie să fie impar. 

Organul competent să desemneze cenzorii este adunarea generală. Primii cenzori sunt aleşi de adunarea constitutivă. Cenzorii se aleg pe o perioadă de trei ani şi pot fi realeşi. Revocarea cenzorilor este atributul exclusiv al adunării generale, care se va întruni şi va delibera conform dispoziţiilor art.115.

Pentru a fi ales cenzor, acesta trebuie să aibă calitatea de acţionar. Fac excepţie:

1. cenzorii contabili (art 156 alin 1)
2. cenzorii externi independenţi
3. cenzorii recomandaţi de Ministerul Finanţelor, în cazul societăţilor în care statul deţine cel puţin 20% din capitalul social

Regulamentul privind activitatea cenzorilor independenţi a fost aprobată prin Ordinul Preşedintelui CNVM nr.32/30 iunie 1995. Cenzorul extern independent este persoană fizică sau juridică abilitată:

• să verifice şi să supravegheze contabilitatea tuturor persoanelor juridice supuse autorizării , supravegherii sau controlului CNVM
• să asigure examinarea profesională sistematică a activităţilor financiar-contabile
• să exprime o opinie responsabilă, acordând o certificare a exactităţii şi corectitudinii înregistrărilor din conturile anuale ale societăţilor comerciale expertizate

Cenzorii pot fi atât cetăţeni români cât şi persoane cu altă cetăţenie, dar majoritatea cenzorilor şi supleanţilor trebuie să fie cetăţeni români.

Cauzele care împiedică dobândirea calităţii de cenzor şi provoacă decăderea din această calitate:

• rudenia, afinitatea, căsătoria – nu pot fi cenzori rudele sau afinii până la al patrulea grad inclusiv sau soţii administratorilor. Independenţa pe care este dator să o manifeste fiecare cenzor în exercitarea controlului gestionar nu trebuie pusă sub semnul îndoielii datorită raporturilor de familie.
• Incompatibilitatea – nu pot fi cenzori persoanele care primesc sub orice formă un salariu sau o remuneraţie de la administratori sau de la societate (art.156 alin 2)
• Incapacitatea sau nedemnitatea – nu pot fi cenzori persoanele care nu au capacitate deplină de sau persoanele majore care sunt puse sub interdicţie. De asemenea nu pot fi cenzori persoanele care au suferit condamnări pentru următoarele infracţiuni :

1.  contra patrimoniului prin nesocotirea încrederii,
2. infracţiuni de corupţie, delapidare, infracţiuni de fals în înscrisuri,
3. evaziune fiscală,
4. infracţiuni prevăzute de Legea nr. 656/2002 pentru prevenirea şi sancţionarea spălării banilor

• Cumulul – Nimeni nu poate funcţiona în calitate de cenzor în mai mult de trei societăţi. Nu sunt luate în calcul:

1. societăţile în care persoana în cauză deţine cel puţin ¼ din totalul acțiunilor
2. societăţile în care cel în cauză a fost ales ca cenzor în calitate de reprezentant al statului, la recomandarea Ministerului Finanţelor
3. societăţile în care cenzorul a fost ales ca reprezentant al unei societăţi care deţine, în nume propriu o pătrime din acţiunile primei societăţi. Acţiunea pentru demitere şi obligare la plăţi şi restituiri se va exercita ca şi în cazul administratorilor

• Concurenţa neloială – Cenzori nu pot îndeplini funcţii de cenzor, administrator, director executiv sau de asociat cu răspundere limitată, fără autorizarea consiliului de administraţie:

1. în alte societăţi concurente sau având acelaşi obiect,
2. nu exercită acelaşi comerţ sau altul concurent, pe cont propriu sau al altei persoane, sub pedeapsa revocării şi răspunderii pentru daune.

Obligaţiile cenzorilor

a)Supravegherea gestiunii (art.163)

Obligaţia de supraveghere a gestiunii societăţilor comerciale cuprinde toate operaţiunile de control asupra actelor de gestiune pe care le implică exercitarea comerţului societăţii pe acţiuni. Orice enumerare a acestor operaţiuni riscă să fie doar exemplificativă.

Legea nr. 31/1990 accentuează cele mai importante aspecte ale supravegherii gestiunii de către cenzori:

• să verifice dacă bilanţul şi contul de profit şi pierderi sunt legal întocmite şi în concordanţa cu registrele
• să verifice dacă evaluarea patrimoniului s-a făcut conform regulilor stabilite pentru întocmirea bilanţului
• să verifice dacă registrele sunt regulat ţinute

„Cenzorii sunt obligaţi să supravegheze gestiunea societăţii, să verifice dacă situaţiile financiare sunt legal întocmite şi în concordanţă cu registrele, dacă acestea din urmă sunt ţinute regulat şi dacă evaluarea elementelor patrimoniale s-a făcut conform regulilor stabilite pentru întocmirea şi prezentarea situaţiilor financiare.”

b)Verificarea sesizărilor acţionarilor (art.164^1)

Oricare acţionar este îndreptăţit să reclame cenzorilor acele fapte privind gestiunea societăţii care consideră că trebuie cenzurate.

Primind sesizarea, cenzorii au obligaţia să verifice faptele:

• dacă realitatea faptelor se confirmă şi
• dacă ele constituie încălcări ale legii, statului ori contractului de societate, ori
• dacă sunt prejudiciabile intereselor acesteia.

Cenzorii sunt obligaţi să se refere la aceste fapte în raportul pe care îl vor prezenta adunării generale. Dacă sesizarea aparţine unuia sau mai multor acţionari reprezentând cel puţin 5%  sau o cotă mai mică, dacă actul constitutiv prevede astfel, cenzorii sunt obligaţi:

• să adauge observaţiile şi propunerile lor asupra faptelor reclamate
• să convoace imediat adunarea generală dacă în urma sesizării ajung la concluzia că reclamaţia este întemeiată şi că rezolvarea problemei reclamă urgenţă

A patra parte din capital se dovedeşte de către deţinătorii de acţiuni la purtator, prin depunerea acţiunilor la bănci din România sau la CEC.

Cenzorii vor prezenta adunării generale observaţiile, concluziile şi propunerile lor dacă reclamaţia:

•  nu este întemeiată sau
• nu impune o rezolvare urgentă

În ambele situaţii, adunarea trebuie să ia o hotărâre asupra celor reclamate. Acţiunile la purtător depuse odată cu reclamaţia vor servi şi legitimării participării acţionarilor la această adunare.

c)Informarea administratorilor societăților comerciale

Cenzorii:

• participă, fără drept de vot, la adunările administratorilor
• sunt datori să informeze administratorii despre neregularităţile în administraţie, încălcarea dispoziţiilor legale şi statutare pe care le constată
• informarea se face atât cu acest prilej cât şi între adunări

d) Informarea adunării generale a societăților comerciale

Cenzorii prezintă adunării generale un raport amănunţit cu privire:

• la activitatea lor de supraveghere a gestiunii,
• la verificarea contului de profit şi pierderi şi a bilanţului,
• la ţinerea registrelor şi
• la evaluarea patrimoniului.

Raportul va cuprinde şi propunerile asupra bilanţului şi repartizării beneficiilor. Fără acest raport, adunarea generală nu poate aproba bilanţul şi contul de profit şi pierderi.

Cenzorii sunt datori să aducă la cunoştinţa administratorilor şi a adunării generale cazurile mai importante de neregularităţi în administraţie şi încălcări ale dispoziţiilor legale. Ei vor informa adunarea generală asupra constatărilor şi propunerilor referitoare la faptele sesizate prin reclamaţiile administratorilor.

e) Păstrarea secretului (art 164 alin 3)

Este interzis cenzorilor să comunice acţionarilor în particular sau terţilor datele referitoare la operaţiile societăţilor comerciale constatate cu ocazia exercitării mandatului lor.

Drepturile cenzorilor

Cenzorii sunt remuneraţi cu o indemnizaţie fixă, determinată prin actul constitutiv sau de adunarea generală care i-a numit.

Pentru îndeplinirea tuturor obligaţiilor stabilite în sarcina lor, cenzorii lucrează împreună şi concluziile vor fi rezultatul deliberării tuturor. În situaţia în care asupra unor concluzii apar între ei divergenţe, cenzorii pot redacta rapoarte separate, toate fiind prezentate adunării generale.

Pentru restul problemelor, în afară de cele privind bilanţul şi repartizarea beneficiilor, cenzorii vor putea lucra separat. Deliberările cenzorilor vor fi consemnate într-un registru special. În acelaşi registru se consemnează şi constatările făcute în exerciţiul mandatului lor.

Răspunderea cenzorilor societăților comerciale

Funcţia cenzorului are natura juridică de mandatar al societăţii. Efectele răspunderii cenzorilor sunt determinate de regulile mandatului comercial, ca şi în cazul administratorilor.

Acţiunea în răspundere contra cenzorilor aparţine adunării generale, care va decide cu majoritatea majoritatea voturilor exprimate. Procedura acţiunii în răspundere contra cenzorilor este aceeaşi ca şi în cazul administratorilor.

dministrarea și conducerea unei societăți comerciale pe acțiuni presupune un set complex de responsabilități și reglementări, în care Consiliul de Administrație joacă un rol central. În această structură, se regăsesc nu doar obligații administrative, ci și strategice, care pot influența semnificativ performanța companiei.

Responsabilitățile Consiliului de Administrație

1. Conducerea strategică a companiei: Consiliul de Administrație este responsabil pentru stabilirea obiectivelor strategice ale companiei, luând decizii în legătură cu direcțiile de dezvoltare, investițiile și diversificarea activității. Acesta trebuie să asigure un cadru propice pentru creșterea pe termen lung a companiei și protecția intereselor acționarilor.
2. Supravegherea activității executive: Consiliul trebuie să monitorizeze activitatea executivă a conducerii (directorul general și alți directori) și să se asigure că politica de management este în conformitate cu deciziile strategice adoptate la nivelul său.
3. Gestionarea riscurilor: Consiliul de Administrație trebuie să identifice, să analizeze și să gestioneze riscurile la care compania este expusă, inclusiv riscurile financiare, legale, operaționale și de piață. Este esențial ca acesta să implementeze un sistem de control intern eficient pentru a preveni riscurile semnificative.
4. Raportarea și transparența: Consiliul trebuie să asigure respectarea reglementărilor legale și a cerințelor de transparență financiară, fiind responsabil pentru întocmirea și aprobarea raportului financiar anual. Aceasta include, de asemenea, garantarea unei comunicări corecte și transparente față de acționari și alte părți interesate (instituții financiare, autorități etc.).
5. Adoptarea deciziilor fundamentale: Deciziile referitoare la schimbările majore ale structurii capitalei, fuziuni, achiziții sau vânzări de active sunt, de obicei, rezervate consiliului de administrație.

Controlul financiar intern

Un alt aspect esențial în administrarea unei societăți comerciale pe acțiuni este controlul financiar intern, care reprezintă un mecanism complex de măsuri, proceduri și politici implementate pentru a asigura gestionarea eficientă a resurselor financiare ale companiei și pentru a preveni fraudele sau erorile contabile.

1. Proceduri și politici financiare clare: Compania trebuie să adopte politici financiare care reglementează modul în care sunt gestionate veniturile, cheltuielile și activele. Aceste politici trebuie să fie clare, bine definite și aplicate sistematic la toate nivelurile organizației.
2. Evaluarea și monitorizarea riscurilor financiare: Consiliul și managementul trebuie să identifice și să evalueze riscurile financiare (cum ar fi fluctuațiile pieței financiare sau lipsa lichidităților) și să implementeze măsuri pentru a le reduce la minimum. Acest lucru include analiza continuă a fluxurilor de numerar și a solvabilității companiei.
3. Sistemul de audit intern: Auditul intern este esențial pentru verificarea conformității cu normele contabile și financiare. Este responsabilitatea consiliului să asigure existența unui audit intern eficient, care să monitorizeze și să verifice integritatea proceselor financiare și operaționale ale companiei.
4. Transparența financiară și conformitatea: Un control financiar intern adecvat va contribui la respectarea reglementărilor legale și la îmbunătățirea transparenței financiare. Consiliul de Administrație este responsabil pentru asigurarea că toate tranzacțiile financiare sunt corect reflectate în documentele contabile ale societății și că nu există discrepanțe semnificative.
5. Planuri de continuitate a afacerii: Un control financiar intern solid presupune și existența unor planuri de continuitate a afacerii în cazul unor crize financiare sau operaționale. Aceste planuri trebuie să fie detaliate și să asigure că compania poate să-și mențină activitatea chiar și în condiții de dificultate economică sau financiară.

Continuarea responsabilităților și reglementărilor

Pe lângă controlul financiar intern și responsabilitățile fundamentale ale Consiliului de Administrație, continuarea acestora poate include aspecte precum:

• Gestionarea conflictelor de interese: Membrii consiliului trebuie să fie transparenți în privința intereselor lor personale și să evite orice conflicte de interese care ar putea afecta deciziile luate în interesul companiei.
• Comunicarea cu acționarii și alte părți interesate: Consiliul trebuie să asigure o comunicare constantă cu acționarii, să răspundă la solicitările acestora și să prezinte informații relevante în mod clar și accesibil.
• Implicarea în sustenabilitate și responsabilitate socială: Tot mai multe companii sunt implicate în activități de responsabilitate socială și de mediu, iar Consiliul de Administrație trebuie să integreze astfel de preocupări în strategia companiei.
• Evaluarea performanței și remunerarea: Consiliul trebuie să evalueze periodic performanța managerilor și să stabilească un sistem de remunerare care să fie corect și să stimuleze performanța în concordanță cu interesele acționarilor și ale companiei.

Aceste aspecte sunt esențiale pentru buna funcționare a unei societăți comerciale pe acțiuni, iar Consiliul de Administrație joacă un rol cheie în asigurarea respectării acestora.