Actele de stare civila – intocmire, inregistrare, reconstituire

Actele de stare civilă sunt acte autentice ce constată principalele elemente ale persoanelor fizice și sunt întocmite de către autoritățile publice abilitate. Într-o viață obișnuită principalele evenimente sunt: nașterea, căsătoria, moartea, iar pe plan formal, actul de naștere, de căsătorie, de deces.

Într-un sens restrâns acestea sunt actele de stare civilă.

Într-un sens larg sunt incluse și certificatele eliberate în baza lor și duplicatele.

Actele de stare civilă sunt înscrisuri autentice prin care se dovedește nașterea, căsătoria sau decesul unei persoane.

       Art. 99 Cod civil

•    (2) Actele de stare civilă sunt înscrisuri autentice şi fac dovada, până la înscrierea în fals, pentru ceea ce reprezintă constatările personale ale ofiţerului de stare civilă şi, până la proba contrară, pentru celelalte menţiuni.
•    (3) Hotărârea judecătorească dată cu privire la starea civilă a unei persoane este opozabilă oricărei alte persoane cât timp printr-o nouă hotărâre nu s-a stabilit contrariul.

Actele de stare civilă (naștere, căsătorie și deces) sunt documente oficiale care atestă starea civilă a unei persoane și sunt reglementate prin Legea nr. 119/1996 privind actele de stare civilă. Acestea sunt întocmite de către ofițerul de stare civilă din cadrul primăriei sau de alte instituții abilitate, și sunt înregistrate în registre speciale, având valoare juridică.

Întocmirea actelor de stare civilă

• Nașterea: întocmirea actului de naștere se face în termen de 30 de zile de la nașterea copilului.
• Căsătoria: actul de căsătorie se întocmește pe baza declarației mirilor și a documentelor necesare, după respectarea termenului de publicare a intenției.
• Decesul: actul de deces trebuie înregistrat în termen de 3 zile de la deces, pe baza certificatului medical de constatare a decesului.

Înregistrarea actelor

Înregistrarea acestor acte în registrele de stare civilă se face imediat după întocmire, iar acestea sunt stocate și arhivate pe termen lung. Persoanele pot solicita eliberarea de copii sau extrase ale acestor acte.

Reconstituirea actelor

Reconstituirea unui act de stare civilă se poate face atunci când originalul a fost pierdut, distrus sau deteriorat. Procedura este reglementată de lege și necesită o cerere adresată autorității competente, urmând o anchetă administrativă pentru confirmarea datelor.

Reconstituirea actelor de stare civilă se poate cere atunci când (art. 52 din Legea nr. 119/1996) registrele de stare civilă au fost pierdute sau distruse în situațiile în care actul de stare civilă original nu mai există din alte motive prevăzute de lege.

Conform art. 52 din Legea nr. 119/1996 privind actele de stare civilă, reconstituirea actelor de stare civilă poate fi solicitată în următoarele situații:

• Registrele de stare civilă au fost pierdute (din cauza unor evenimente precum incendii, inundații, furturi sau alte situații imprevizibile);
• Registrele de stare civilă au fost distruse integral sau parțial;
• Actul original de stare civilă nu mai poate fi identificat din cauza unor erori administrative, a degradării sau altor cauze obiective.

Dacă este necesar, pot fi cerute informații suplimentare din registrele arhivelor sau alte instituții competente.

Ele îndeplinesc o dublă funcție

• o dovadă a stării sale pentru fiecare persoană
• o informare a terților

Exercitarea atribuțiilor de stare civilă este de competența serviciilor publice comunitare de evidența populației care funcționează:

• la nivelul consiliilor locale ale comunelor, orașelor, municipiilor, precum și
• la nivelul consiliilor județene, respectiv al municipiului București

În exercitarea atribuțiilor de ofițer de stare civilă, primarul acționează și ca reprezentant al statului în unitatea administrativ-teritorială respectivă.

Registrele de stare civilă

• se întocmesc în două exemplare, ambele originale
• la completare se folosește o cerneală specială de culoare neagră
• actele se renumerotează pe an calendaristic
• primul exemplar al registrelor de stare civilă se păstrează la serviciul public comunitar local unde a luat ființă registrul
• al doilea exemplar se înaintează la serviciul public comunitar al consiliului județean, respectiv al municipiului București, în termen de 30 zile de la data când toate filele au fost completate
• cele două exemplare ale registrelor de stare civilă se trimit Arhivelor Statului, după trecerea a peste 100 ani de la data completării lor

Înregistrarea actelor și faptelor de stare civilă, precum și înscrierea mențiunilor se fac:

• la cerere,
• în baza declarației persoanelor obligate la aceasta, sau din oficiu, după caz

Întocmirea actelor de stare civilă și înscrierea mențiunilor, acestea se fac în limba română, cu alfabetul latin.

Ofițerii de stare civilă

Sunt persoanele desemnate să întocmească acte de stare civilă (acte de naștere, de căsătorie, de deces), conf. art.3 alin.2 din Legea nr.119/1996:

1. primarii municipiilor, sectoarelor municipiului București, orașelor și comunelor
2. șefii misiunilor diplomatice și ai oficiilor consulare de carieră ale României
3. comandanții de nave și aeronave
4. desemnați prin ordin al ministrului apărării naționale sau, după caz, al ministrului afacerilor interne

Atribuțiile de ofițer de stare civilă ale primarului pot fi delegate:

• viceprimarului,
• secretarului sau
• altor funcționari cu competență în domeniu.

Tot astfel, șefii misiunilor diplomatice și ai oficiilor consulare pot delega exercitarea atribuțiilor de ofițer de stare civilă:

• unuia dintre agenții diplomatici sau
• unuia dintre funcționarii consulari

Competența ofițerului de stare civilă:

• este abilitat să își exercite funcția numai în circumscripția administrativ-teritorială unde a fost numit
• competența teritorială a ofițerului de stare civilă este determinată de:

1. domiciliul sau reședința
2. locul unde s-a întâmplat un fapt juridic (nașterea, decesul)

•  întocmesc acte de stare civilă pentru cetățenii români dar și pentru persoanele fără cetățenie
• înregistrează la cerere actele sau faptele de stare civilă ale cetățenilor străini, dacă aceștia au domiciliul sau se află temporar în țara noastră.

În ipoteza în care nașterea sau decesul a avut loc:

• într-un mijloc de transport,
• dar înăuntrul granițelor României,
• actul respectiv de stare civilă se va întocmi de către ofițerul de stare civilă al localității de coborâre sau de debarcare

Reprezentanții diplomatici sau consulari ai României în străinătate pot înregistra numai actele și faptele de stare civilă ale cetățenilor români aflați acolo.

Comandanții de nave înregistrează în jurnalul de bord faptele de stare civilă care au loc pe nave. Comandanții de aeronave în carnetul de drum faptele de stare civilă care au loc pe nave. La bordul unei nave căsătoria se poate încheia numai între cetățenii români.

Orice modificare care intervine în statutul civil al unei personae se comunică din oficiu în termen de 10 zile serviciului public comunitar unde s-a întocmit actul:

• de naștere,
• de căsătorie sau
• de deces al persoanei respective,
• în vederea înscrierii mențiunii corespunzătoare.

Modificarea să fi intervenit:

• ca urmare a întocmirii unui act de stare civilă
• printr-o hotărâre judecătorească definitivă ori
• printr-un act administrativ

Pe baza actelor de stare civilă se eliberează:

• certificate de naștere și
• certificate de căsătorie titularilor sau reprezentanților legali,
• certificatele de deces se eliberează familiei decedatului.

Persoana solicitantă poate să sesizeze judecătoria în raza căreia ea domiciliază, pentru competentă soluționare, dacă ofițerul de stare civilă refuză:

• să întocmească un act sau
• să înscrie o mențiune ce intră în atribuțiile sale

Ofițerul de stare civilă nu poate întocmi acte de stare civilă:

• când este parte sau declarantă.
• va delega o altă persoană pentru efectuarea acestor operațiuni în condițiile legii

Ofițerul de stare civilă are obligația de a verifica realizarea conținutului declarațiilor și este, totodată, obligat să verifice identitatea declarantului. După aceste verificări, actul de stare civilă trebuie semnat atât de ofițerul de stare civilă, cât și de declarant. Dacă declarantul nu poate semna se va face mențiune despre aceasta pe actul de stare civilă. În certificatele de stare civilă nu se vor înscrie titlurile de noblețe, chiar dacă anterior erau înscrise în actele de stare civilă. 

Situația întocmirii actului de stare civilă de altă persoană decât ofițerul de stare civilă

Pot exista situații excepționale, când atribuțiile ofițerului de stare civilă:

• sunt îndeplinite de persoane care nu au fost desemnate potrivit legii,
• cu respectarea tuturor prevederilor legale,
• sunt valabile chiar dacă acea persoană nu avea această calitate

Actul de stare civilă încheiat de un ofițer de stare civilă necompetent trebuie menținut ca valabil:

• dacă acea persoană a exercitat în mod public atribuțiile respective
• dacă beneficiarii acestor acte nu au cunoscut, în momentul întocmirii lor, lipsa calității de ofițer de stare civilă a persoanelor respective.

Felurile înregistrărilor

Legea nr. 119/1996 reglementează două feluri de înregistrări de stare civilă:

• întocmirea actelor de stare civilă
• înscrierea mențiunilor

Întocmirea, ca principala formă de înregistrare, se referă la înscrierea în registrele de stare civilă a nașterii, a căsătoriei și a decesului.

Înscrierea mențiunilor în actele de stare civilă se face atunci când intervin modificări în starea civilă a persoanei fizice:

• stabilirea filiației prin recunoaștere sau hotărâre judecătorească definitivă și încuviințarea purtării numelui
• contestarea recunoașterii sau tăgăduirea paternității
• căsătorie, desfacere, încetare sau anulare căsătorie
• adopție, desfacere, încetare sau anularea adopției
• pierderea sau dobândirea cetățeniei române
• schimbarea numelui
• deces
• rectificare, completare sau anulare a actelor de stare civilă ori a mențiunilor înscrise pe ele
• schimbarea sexului, după rămânea definitivă a hotărârii judecătorești

Înscrierea mențiunilor în actele de stare civilă

În actul de naștere, de căsătorie, de deces se înscriu mențiuni cu privire la modificările care au intervenit în starea civilă a persoanei fizice. Înscrierea mențiunilor de stabilire a filiației pe actul de naștere, și după caz, de căsătorie și de deces se face:

• la cerere sau din oficiu,
• pe baza actului de recunoaștere sau a hotărârii judecătorești definitive

Mențiunea se înscrie și pe actele de naștere ale copiilor:

• dacă ulterior, prin hotărâre judecătorească, s-a încuviințat purtarea numelui de familie al părintelui față de care s-a stabilit filiația
• în cazul majorilor, numai la cererea acestora

Înregistrarea adopției:

• se face prin întocmirea unui nou act de stare civilă
• pe baza hotărârii judecătorești,
• de către serviciul public comunitar local de evidență a persoanelor competent
• se va întocmi un nou act de naștere al copilului adoptat, în care adoptatorii vor fi trecuți ca părinți firești.

Se înscrie, prin mențiune, pe actul de naștere inițial și pe cel întocmit în urma adopției:

• anularea sau constatarea nulității,
• desfacerea adopției prin hotărâre judecătorească definitivă
• în cazul copiilor majori, numai la cererea acestora

Se înscrie prin mențiune pe actul de căsătorie și pe cele de naștere ale foștilor soți:

• încetarea căsătoriei prin decesul sau prin declararea judecătorească a morții unuia dintre soți,
• constatarea nulității, anularea sau desfacerea căsătoriei

Această mențiune se înscrie din oficiu, pe baza:

• comunicării primite de la ofițerul de stare civilă care a întocmit actul de deces,
• a hotărârii judecătorești definitive,
• a certificatului de divorț transmis de notarul public sau de ofițerul de stare civilă
• la cererea persoanelor interesate.

Mențiunile privind acordarea și pierderea cetățeniei române se înscriu pe actul de naștere și, dacă este cazul, pe cel de căsătorie, pe baza comunicării ministerului afacerilor interne. Schimbarea numelui se înscrie prin mențiune pe actele de stare civilă ale persoanei. La cererea persoanelor îndreptățite, se eliberează certificatele de stare civilă cu mențiunile înscrise în actele de stare civilă, iar certificatele eliberate anterior se retrag și se anulează.

 Reconstituirea și întocmirea ulterioară a actelor de stare civilă

Reconstituirea unui act de stare civilă:

• dacă un act de stare civilă a existat
• dar el nu poate fi procurat datorită unor împrejurări prevăzute de lege
• reglementat de art.52 din Legea nr.119/1996

Aceste cazuri sunt:

• registrele de stare civilă au fost pierdute sau distruse, în totalitate sau în parte. Ambele exemplare ale registrului au fost pierdute sau distruse. Dacă unul din exemplare există, atunci celălalt este înlocuit printr-o copie după cel care există.
• actul de stare civilă a fost întocmit în străinătate și nu poate fi procurat certificatul sau extrasul de pe acest act

Întocmirea ulterioară a actelor de stare civilă se poate solicita dacă întocmirea actului de naștere sau de deces a fost omisă sau refuzată:

• deși au fost depuse actele necesare întocmirii acestuia
• deși a fost luat consimțământul ambilor soți de către ofițerul de stare civilă

 Procedura de soluționare

Atât reconstituirea cât și întocmirea ulterioară se rezolvă pe cale administrativă.

Cererea, însoțită de actele doveditoare, se depune:

• la serviciul public comunitar local de evidență a persoanelor sau
• la ofițerul de stare civilă din cadrul primăriei unității administrativ-teritoriale competente să întocmească actul sau pe a cărei rază de află domiciliul persoanei interesate,
• în cazul când actul a fost întocmit în străinătate și nu poate fi procurat certificatul ori extrasul de pe acest act.

Cererea se soluționează în termen de 30 zile prin dispoziție a primarului, care se comunică în termen de 10 zile de la data emiterii. Această dispoziție poate fi contestată la instanța judecătorească în a cărei rază teritorială își are sediul autoritatea emitentă.

Registrul de stare civilă se înlocuiește printr-o copie întocmită de pe registrul existent:

• se certifică pentru conformitate de către ofițerul de stare civilă
• când unul dintre exemplarele registrului de stare civilă este pierdut sau distrus, în totalitate sau în parte,

Procedura reconstituirii se referă numai la actele de naștere, de căsătorie și de deces. Ea nu privește mențiunile de pe marginea lor. Dacă după reconstituire actul original este găsit, urmează a fi anulat actul reconstituit. În caz contrar aceeași persoană ar avea două acte de stare civilă pentru același fapt supus înregistrării.

Anularea, modificarea, rectificarea sau completarea actelor de stare civilă

Sunt reglementate în art.100 cod civil și Legea nr.119/1996. Anularea, modificarea, rectificarea sau completarea actelor de stare civilă se pot face numai în temeiul unei hotărâri judecătorești definitive. Actele de stare civilă reconstituite nu pot fi completate.

• Prin anularea actelor de stare civilă și a mențiunilor înscrise vom înțelege sancțiunea nerespectării dispozițiilor legale privind condițiile de validitate a acestor acte.
• Prin rectificare și completarea actelor de stare civilă trebuie să înțelegem îndreptarea ori înlăturarea erorilor survenite în actele de stare civilă.
• Prin modificarea actelor de stare civilă înscrierea unor mențiuni privitoare la statutul civil al titularului.

Hotărârea de anulare se pronunță la cererea:

• persoanei interesate,
• a structurilor de stare civilă din cadrul serviciilor publice comunitare locale sau județene de evidență a persoanelor ori
• a parchetului

Competența de soluționare a unei asemenea cereri revine judecătoriei de la domiciliul reclamantului. Actele de stare civilă sunt reglementate de dispoziții legale de ordine publică, iar sancțiunea care intervine este nulitatea absolută a actului.

Cazurile în care actele de stare civilă sunt lovite de nulitate:

• înregistrarea s-a făcut de o persoană necompetentă, cu excepția cazului în care acea persoană și-a îndeplinit funcția în mod public
• înregistrarea nu s-a făcut în registrele de stare civilă în conformitate cu modelele stabilite prin lege
• înregistrarea are în vedere un act sau fapt juridic care nu s-a produs
• înregistrarea s-a făcut pe baza unui act juridic care ulterior a fost anulat
• înregistrarea prin reconstituire se anulează în cazul în care ulterior se procură actul original care a fost reconstituit

Rectificarea actelor de stare civilă și a mențiunilor înscrise pe marginea acestora se poate face:

• din oficiu sau
• la cerere
• numai în temeiul dispoziției primarului de la primăria care are în păstrare actul de stare civilă.

În ceea ce privește modificarea și completarea actelor de stare civilă, aceste operațiuni se vor face în baza unei hotărâri judecătorești definitive. Obiectul unor asemenea acțiuni îl constituie actele de stare civilă din registru, mențiunile se vor face pe acestea în baza hotărârii judecătorești.

Art.100 alin. 3 cod civil se precizează că starea civilă poate fi modificată

• în baza unei hotărâri de anulare, completare sau modificare a unui act de stare civilă
• numai dacă a fost formulată și o acțiune de modificare a stării civile, admise printr-o hotărâre judecătorească definitivă

Dacă înregistrările din registru sunt corecte, dar este eronat sau incomplet doar certificatul de stare civilă, rectificarea sau completarea acestuia se efectuează de primăria care l-a eliberat. Simpla cerere adresată organului emitent este suficientă, nefiind nevoie de o hotărâre judecătorească.

Actul administrativ prin care s-a dispus rectificarea unui act juridic, precum și înregistrarea făcută în baza lui sunt opozabile oricărei persoane până la proba contrară.

Opozabilitatea erga omnes a efectelor hotărârilor judecătorești în materie de stare civilă își are explicația în caracterul indivizibil al stării civile. Opozabilitatea este relativă, întrucât se poate pronunța o nouă hotărâre judecătorească sau se poate face proba contrară.

Acțiunile în anulare, rectificare, modificare și completare a actelor de stare civilă nu se confundă cu acțiunea de stare civilă.

Actele de stare civilă întocmite de o persoană care a exercitat în mod public atribuțiile de ofițer de stare civilă, cu respectarea tuturor prevederilor legale, sunt valabile:

• chiar dacă persoana respectivă nu avea acea calitate,
• afară de cazul în care beneficiarii actelor au cunoscut, în momentul întocmirii lor, lipsa acestei calități.